Profil Zaufany to fundament cyfrowej tożsamości w Polsce, który umożliwia załatwianie kluczowych spraw urzędowych całkowicie online – bez wizyty w urzędzie, 24/7.
To bezpłatne narzędzie e‑identyfikacji pełni jednocześnie funkcję prawnie uznawanego podpisu elektronicznego, co radykalnie upraszcza dostęp do usług publicznych w całej infrastrukturze państwa.
Od uruchomienia systemu liczba użytkowników wzrosła z ok. 1,3 mln na początku 2018 r. do ponad 15 mln w 2022 r., potwierdzając kluczową rolę Profilu Zaufanego w cyfryzacji administracji.
Czym jest Profil Zaufany – definicja, cel i najważniejsze cechy
Profil Zaufany to państwowe narzędzie cyfrowej tożsamości dla obywateli i rezydentów posiadających numer PESEL, które pozwala bezpiecznie logować się do systemów administracji publicznej.
Nie jest to zwykły login i hasło, lecz zweryfikowany zestaw danych (imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL) potwierdzony przez zaufane podmioty – banki, urzędy lub e‑dowód.
Najważniejsze cechy, które odróżniają Profil Zaufany od zwykłych mechanizmów logowania:
- bezpłatność – korzystasz z usług publicznych i podpisujesz dokumenty bez opłat;
- podwójna rola – działa jako metoda e‑identyfikacji oraz podpis zaufany o mocy prawnej w kontaktach z administracją;
- wysoka wiarygodność – dane potwierdzane są przez bank, urząd lub e‑dowód;
- jedno konto – każdy użytkownik może mieć tylko jeden Profil Zaufany, co zapobiega nadużyciom;
- ważność 3 lata – wygodne, szybkie odnowienie w trakcie ważności;
- dostępność dla cudzoziemców z PESEL – narzędzie także dla rezydentów długoterminowych.
Zastosowania w administracji publicznej
Przez ePUAP i powiązane serwisy Profilem Zaufanym załatwisz setki spraw bez kolejek. Najczęściej realizowane sprawy obejmują:
- dokumenty tożsamości – wnioski o dowód, zgłoszenie utraty, sprawdzenie statusu dokumentów;
- meldunek i adres – zgłoszenie zameldowania, wymeldowania i zmiany adresu;
- Krajowy Rejestr Karny – uzyskanie zaświadczenia o niekaralności online w ciągu godzin;
- Centralny Rejestr Wyborców – sprawdzenie obwodu, statusu wyborcy i aktualizacja danych;
- powiadomienia e‑mail/SMS – bieżące informacje o statusie spraw i wymaganych uzupełnieniach.
Integracja z ochroną zdrowia i usługami medycznymi
Internetowe Konto Pacjenta (IKP) zapewnia szybki i bezpieczny dostęp do danych medycznych.
Co zyskasz po zalogowaniu Profilem Zaufanym do IKP:
- e‑recepty i e‑skierowania – podgląd, realizacja i powiadomienia o nowych dokumentach;
- historia leczenia i szczepień – wygodny wgląd bez wizyty w przychodni;
- wybór lekarza POZ – zmiana lekarza i placówki całkowicie online;
- uprawnienia dla bliskich – dostęp rodziców/opiekunów do dokumentacji dzieci;
- EKUZ – wniosek o Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego online.
Podatki i usługi finansowe
e‑Urząd Skarbowy oraz Twój e‑PIT upraszczają rozliczenia podatkowe.
Najważniejsze funkcje dostępne po zalogowaniu Profilem Zaufanym:
- zeznania PIT – złożysz PIT‑28, PIT‑36, PIT‑36L, PIT‑37, PIT‑38 w pełni online;
- wstępnie wypełnione deklaracje – edycja danych z PIT‑11, dodawanie ulg i złożenie e‑podpisem;
- UPO – automatyczne Urzędowe Poświadczenie Odbioru dla złożonych dokumentów;
- JPK_VAT i deklaracje – szybkie przesyłanie przez przedsiębiorców z walidacją błędów;
- e‑korespondencja – bezpieczne doręczenia decyzji i pism z fiskusa.
Świadczenia społeczne i wsparcie dla rodzin
PUE ZUS, Emp@tia i bankowość elektroniczna wykorzystują Profil Zaufany do wniosków i obsługi świadczeń.
Z Profilu Zaufanego skorzystasz m.in. przy:
- Rodzina 500+/800+ – złożenie i obsługa wniosków w pełni online;
- becikowym i zasiłkach – zasiłek rodzinny, dodatek wychowawczy i inne świadczenia;
- Karcie Dużej Rodziny – wniosek i przedłużenia bez wizyty w urzędzie;
- Polskim Bonie Turystycznym – aktywacja, saldo i historia transakcji;
- podglądzie statusu – harmonogram wypłat i decyzje dostępne w portalu świadczeń.
Rejestracja działalności i usługi dla przedsiębiorców
CEIDG na Biznes.gov.pl z Profilem Zaufanym pozwala zarządzać firmą bez papieru.
Najczęstsze czynności dostępne online:
- rejestracja działalności – założenie firmy w jednym procesie;
- zmiany w CEIDG – aktualizacja adresów, kodów PKD i miejsc wykonywania działalności;
- zawieszenie/likwidacja – formalności w pełni elektronicznie;
- pełnomocnicy – ustanawianie i zarządzanie uprawnieniami w KoncIe Przedsiębiorcy;
- płatności i powiadomienia – bieżący status spraw oraz przypomnienia e‑mail/SMS.
Usługi zatrudnienia i wsparcie zawodowe
Praca.gov.pl integruje Profil Zaufany do rejestracji bezrobotnych, dostępu do ofert i szkoleń.
Rejestracja w PUP może odbyć się w pełni online, łącznie ze złożeniem wniosków o świadczenia i uzupełnieniem wymaganych dokumentów.
Rejestracja pojazdów i usługi transportowe
Wnioski o rejestrację, odnowienia i zmiany danych pojazdu złożysz online, dołączając skany dokumentów i opłacając należności przez internet.
Elektroniczny obieg dokumentów oraz automatyczne powiadomienia skracają czas realizacji, a odbiór dokumentów możliwy jest w urzędzie lub z dostawą.
Akty stanu cywilnego i dokumenty urzędowe
Odpisy aktów urodzenia, małżeństwa i zgonu zamówisz online – system sprawdza uprawnienie, wylicza opłatę skarbową i podaje instrukcję płatności.
Dokumenty odbierzesz osobiście lub zamówisz wysyłkę po zaksięgowaniu opłaty.
Integracja platform i dostęp do wielu usług
Jedno logowanie Profilem Zaufanym otwiera dostęp do wielu połączonych serwisów państwowych i samorządowych. Przykładowe platformy oraz możliwości:
| Platforma | Obszar | Przykładowe czynności |
|---|---|---|
| ePUAP / gov.pl | Usługi ogólne | Składanie wniosków, odwołań, pism; podgląd statusu spraw |
| IKP | Zdrowie | e‑recepty, e‑skierowania, historia leczenia, EKUZ |
| e‑Urząd Skarbowy | Podatki | PIT, UPO, korespondencja, JPK_VAT |
| PUE ZUS | Świadczenia | 500+/800+, zasiłki, Karta Dużej Rodziny |
| Biznes.gov.pl (CEIDG) | Firma | Rejestracja, zmiany, zawieszenie, pełnomocnictwa |
| Praca.gov.pl | Zatrudnienie | Rejestracja w PUP, oferty pracy, wnioski o świadczenia |
| mObywatel | Tożsamość mobilna | Dokumenty cyfrowe, logowanie do usług, weryfikacja tożsamości |
Podpisywanie dokumentów i równoważność prawna
Profil Zaufany umożliwia podpisywanie dokumentów elektronicznych z mocą równą podpisowi własnoręcznemu w relacjach z administracją publiczną.
Podpiszesz wnioski, odwołania, skargi i inne pisma; system zapisuje pełną ścieżkę audytową (czas, tożsamość, treść). Obsługiwane są popularne formaty, m.in. PDF, XML, DOCX.
Ważne ograniczenie: podpis zaufany służy wyłącznie w kontaktach z podmiotami publicznymi – w obrocie komercyjnym wymagany bywa kwalifikowany podpis elektroniczny.
Sposoby uzyskania Profilu Zaufanego
Masz kilka równorzędnych ścieżek założenia Profilu Zaufanego – wybierz najwygodniejszą:
- Bankowość elektroniczna (np. PKO BP, ING Bank Śląski, Bank Millennium, Bank Pekao, mBank, Santander, Alior Bank, banki spółdzielcze, Poczta Polska/Envelo) – aktywacja następuje od razu, bez wizyty w urzędzie.
- Wniosek online + potwierdzenie w punkcie potwierdzającym (urzędy gmin, urzędy wojewódzkie, urzędy skarbowe, placówki ZUS): przyjdź w ciągu 30 dni z ważnym dokumentem tożsamości.
- e‑dowód (dowód osobisty z warstwą elektroniczną) – pełna rejestracja online bez wizyty.
- Wideo‑weryfikacja (dla Polaków za granicą i osób z barierami dostępu) – potwierdzenie tożsamości w zdalnej rozmowie.
Bezpieczeństwo, ochrona danych i kontrola dostępu
Profil Zaufany zaprojektowano z myślą o bezpieczeństwie, prywatności i zgodności z przepisami. Kluczowe elementy ochrony obejmują:
- szyfrowanie – transmisja danych chroniona protokołami SSL/TLS;
- wieloskładnikowe logowanie – hasło + kody SMS/aplikacyjne i powiadomienia o aktywnościach;
- minimalizacja danych – profil zawiera tylko imię, nazwisko, datę urodzenia i PESEL;
- zgodność z RODO – jasne role administratorów, ograniczone okresy przechowywania, prawa użytkownika do dostępu i sprostowania;
- reakcja na incydenty – szybkie zablokowanie i odzyskanie profilu po weryfikacji w punkcie potwierdzającym.
Porównanie z kwalifikowanym podpisem elektronicznym i alternatywami
Profil Zaufany i kwalifikowany podpis elektroniczny różnią się zakresem zastosowań, mocą prawną i kosztami. Oto najważniejsze różnice:
| Cecha | Profil Zaufany | Podpis kwalifikowany (eIDAS) |
|---|---|---|
| Koszt | Bezpłatny | Około 50–200 zł rocznie (zależnie od dostawcy) |
| Zakres prawny | Kontakty z administracją publiczną w Polsce | Pełne uznanie w całej UE i wielu krajach pozaunijnych |
| Moc prawna | Równoważny podpisowi własnoręcznemu w sprawach administracyjnych | Równoważny podpisowi własnoręcznemu w obrocie cywilnym i transgranicznym |
| Typowe zastosowania | PIT, wnioski urzędowe, świadczenia, CEIDG, IKP | Umowy B2B/B2C, dokumenty o wysokim ryzyku, transakcje międzynarodowe |
| Sposób wydania | Bankowość, punkt potwierdzający, e‑dowód, wideo‑weryfikacja | Dostawca kwalifikowany, często z urządzeniem/kartą i certyfikatem |
Dodatkowo rozwija się mObywatel 2.0 z biometrią i integracją z e‑dowodem, jednak skala i uniwersalność Profilu Zaufanego sprawiają, że pozostaje on centralnym mechanizmem uwierzytelniania w administracji.
Wzrost, trendy adopcji i przyszły rozwój
Wzrost użytkowników od 1,3 mln (2018) do 15+ mln (2022) to jeden z najszybszych procesów adopcji usług publicznych online w Europie.
Administracja konsekwentnie rozszerza katalog usług – z ponad 540 e‑usługami zintegrowanymi z Profilem Zaufanym i planami przekroczenia 600+. Trwają prace nad ujednoliceniem dostępu na odnowionym gov.pl, co ułatwi wyszukiwanie i ograniczy tarcie administracyjne.