BCG – Biznesowe Centrum Gospodarcze

Zaświadczenie A1 to kluczowy dokument dla osób pracujących transgranicznie w Unii Europejskiej. Od 1 kwietnia 2022 r. wnioski o A1 składa się wyłącznie elektronicznie przez PUE ZUS. Materiał poniżej porządkuje aktualne procedury, wymogi prawne i praktyczne wskazówki dla pracowników i pracodawców, w tym kryteria wynikające z rozporządzeń UE nr 883/2004 i 987/2009.

Zrozumienie zaświadczenia A1 – definicja, cel i podstawy prawne

Spis treści artykułu [pokaż]

Czym jest zaświadczenie A1 i jaki jest jego zasadniczy cel

Zaświadczenie A1 potwierdza, jaki system ubezpieczeń społecznych ma zastosowanie do osoby wykonującej pracę najemną lub na własny rachunek za granicą. Dokument wskazuje, że mimo pracy w innym państwie UE osoba pozostaje objęta polskim ustawodawstwem i nie opłaca składek w kraju wykonywania pracy.

Najważniejsze korzyści z posiadania A1 to:

  • ochrona przed podwójnym oskładkowaniem – brak obowiązku płacenia składek w państwie wykonywania pracy,
  • ciągłość polskich ubezpieczeń społecznych – dalsze budowanie stażu ubezpieczeniowego w Polsce,
  • dostęp do EKUZ – możliwość korzystania z publicznej opieki zdrowotnej w UE na zasadach państwa pobytu,
  • mniejsza liczba sporów z instytucjami – jasność co do właściwego ustawodawstwa na czas oddelegowania lub pracy w wielu krajach.

Brak A1 naraża na ryzyko podwójnych składek, przerwy w ubezpieczeniu zdrowotnym i kary finansowe w Polsce oraz za granicą.

Podstawa prawna i unijny reżim regulacyjny

Wydawanie A1 opiera się na dwóch aktach UE: rozporządzeniu nr 883/2004 oraz rozporządzeniu nr 987/2009. Regulacje te wprowadzają zasadę, że w danym czasie stosuje się ustawodawstwo tylko jednego państwa członkowskiego. W Polsce organem właściwym jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Kluczowe przepisy, które determinują zastosowanie polskiego ustawodawstwa, to:

  • art. 12 rozporządzenia 883/2004 – delegowanie pracowników do 24 miesięcy bez zastępowania innej osoby;
  • art. 13 rozporządzenia 883/2004 – praca zwykle wykonywana w dwóch lub więcej państwach członkowskich;
  • art. 16 rozporządzenia 883/2004 – odstępstwa w szczególnych przypadkach, za zgodą zainteresowanych państw.

Zaświadczenie A1 jest obowiązkowym mechanizmem wykonawczym prawa unijnego, a nie uznaniową preferencją administracji.

Kryteria kwalifikacji i podmioty uprawnione do złożenia wniosku

Kto może złożyć wniosek o zaświadczenie A1

Wniosek o A1 mogą składać następujące podmioty:

  • pracownicy – we własnym imieniu, jeśli legalnie przebywają w Polsce;
  • pracodawcy lub ich pełnomocnicy – w imieniu pracowników/zleceniobiorców, zwłaszcza przy delegowaniu;
  • osoby prowadzące działalność gospodarczą – na potrzeby czasowego wykonywania działalności za granicą lub pracy w wielu państwach.

Wystarczy jeden poprawny wniosek – dublowanie zgłoszeń zwykle wydłuża postępowanie.

Wymogi dotyczące obywatelstwa i miejsca zamieszkania

A1 przysługuje bez względu na obywatelstwo, jeśli spełnione są materialne warunki ustawowe. Oprócz obywateli Polski uprawnieni są obywatele UE/EOG/Szwajcarii oraz cudzoziemcy spoza UE/EOG legalnie pracujący w Polsce.

Wymogi dla poszczególnych grup są następujące:

  • obywatele Polski – standardowe dane i dokumenty z PUE ZUS;
  • obywatele UE/EOG/Szwajcarii – dodatkowo formularz US-55 o miejscu zamieszkania;
  • obywatele państw trzecich – warunek legalnego pobytu i formularz US-54 z informacją o tytule pobytowym.

Rodzaje zaświadczenia A1 i sytuacje zastosowania

Poniższe zestawienie pomaga szybko dopasować właściwy tryb i formularz:

Typ sytuacji Podstawa prawna Formularze w PUE Kluczowe warunki Maks. okres
Pracownik delegowany Art. 12 rozporządzenia 883/2004 US-3 (1 kraj), US-4 (wiele krajów) Znacząca działalność pracodawcy w Polsce; bezpośredni stosunek pracy; brak zastępowania innego delegowanego 24 miesiące
Osoba prowadząca działalność Art. 12 lub 13 rozporządzenia 883/2004 US-1 (1 kraj), US-2 (wiele krajów); US-54/US-55 Rzeczywista i znacząca aktywność w Polsce (lokal, klienci, przychody, rejestry) Do 24 miesięcy przy czasowym przeniesieniu
Praca w wielu państwach Art. 13 rozporządzenia 883/2004, art. 14 rozporządzenia 987/2009 US-4 (pracownik), US-2 (działalność); US-55/US-54 Co do zasady miejsce zamieszkania lub ≥25% czasu/przychodów w Polsce Okres wskazany we wniosku

Zaświadczenie A1 dla pracowników delegowanych (art. 12)

Dotyczy osób, które polski pracodawca czasowo kieruje do pracy w innym państwie UE/EOG lub Szwajcarii. Maksymalny okres to 24 miesiące i brak możliwości zastępowania innego delegowanego.

Najważniejsze warunki, które należy wykazać:

  • znacząca działalność w Polsce – faktyczne prowadzenie biznesu w kraju przed i w trakcie delegowania;
  • bezpośredni stosunek pracy – pracownik pozostaje zatrudniony u polskiego pracodawcy i wynagrodzenie jest przez niego wypłacane;
  • tymczasowość – delegowanie ma charakter czasowy, a nie stałe przeniesienie pracy za granicę;
  • podleganie ubezpieczeniom w Polsce – zasadniczo co najmniej miesiąc przed wyjazdem;
  • brak zastępstwa – pracownik nie może zastępować innej osoby, której delegowanie jeszcze trwa.

Zaświadczenie A1 dla osób prowadzących działalność (art. 12 lub 13)

Wybór trybu zależy od tego, czy działalność jest jedynie czasowo przenoszona za granicę, czy zwykle wykonywana w kilku państwach. Kluczowe jest utrzymanie realnej i znaczącej aktywności w Polsce.

Dowody realności działalności w Polsce, które warto dołączyć:

  • wpis do CEIDG, NIP/REGON – aktualne dane rejestrowe i kody PKD;
  • relacje z polskimi klientami – umowy, faktury, rekomendacje, potwierdzenia realizacji usług;
  • lokal i infrastruktura – umowy najmu, rachunki, wyposażenie potwierdzające zaplecze w Polsce;
  • przychody z Polski – wyciągi bankowe, zestawienia sprzedaży, rozliczenia podatkowe;
  • ciągłość aktywności – harmonogramy, zlecenia i potwierdzenia na przestrzeni miesięcy.

Próg 25% przychodów z Polski nie jest sztywnym wymogiem przy działalności – ZUS powinien oceniać całokształt okoliczności.

Zaświadczenie A1 przy pracy w wielu państwach (art. 13)

Gdy praca zwykle wykonywana jest w kilku państwach, stosuje się ustawodawstwo miejsca zamieszkania albo tego państwa, w którym wykonywana jest zasadnicza część pracy. Standardem jest próg 25% czasu pracy lub przychodów w Polsce.

Do wniosku dołącza się w szczególności:

  • harmonogramy pracy – podział czasu według państw z datami i liczbą godzin;
  • ewidencję przychodów – wskazanie udziałów według jurysdykcji;
  • dowody miejsca zamieszkania – centrum interesów życiowych (więzi rodzinne, mieszkanie, podatki, długość pobytu).

Zaświadczenia specjalne dla określonych grup zatrudnionych

Niektóre sektory mają dostosowane zasady i formularze:

  • pracownicy morscy – specyficzne reguły wynikające z charakteru pracy na statkach;
  • personel latający i sektor transportu – odrębne kryteria dla pracy transgranicznej;
  • służba publiczna, dyplomaci i konsulowie – procedury z art. 11 ust. 3 rozporządzenia 883/2004 oraz właściwe formularze (m.in. US-29, US-30, US-46).

Procedura uzyskania zaświadczenia A1 krok po kroku

Przygotowanie wstępne i ocena

Najpierw należy ustalić właściwy tryb (delegowanie, praca w wielu państwach, działalność gospodarcza lub kategoria specjalna). Wiele odmów wynika z błędnej kwalifikacji sytuacji już na starcie.

Przed uruchomieniem wniosku w PUE ZUS warto skompletować bazowy pakiet dokumentów:

  • dla pracowników – umowa o pracę, paski płacowe, dane pracodawcy, polecenie/decyzja o delegowaniu, korespondencja z zagranicznym kontrahentem;
  • dla przedsiębiorców – CEIDG, NIP/REGON, umowy z klientami w Polsce i za granicą, faktury, wyciągi bankowe, rozliczenia podatkowe, umowa najmu lokalu;
  • dla wszystkich – dokument tożsamości, potwierdzenie miejsca zamieszkania, ewentualnie US-54/US-55.

Rejestracja na platformie PUE ZUS

Wnioski składa się wyłącznie przez Platformę Usług Elektronicznych ZUS. Pierwszym krokiem jest założenie i potwierdzenie konta na www.zus.pl.

Metody weryfikacji tożsamości dostępne dla użytkownika to:

  • login.gov.pl – profil zaufany lub e-dowód;
  • kwalifikowany podpis elektroniczny – KES zgodny z eIDAS;
  • bankowość elektroniczna – banki partnerskie ZUS;
  • wizyta w ZUS – potwierdzenie tożsamości w ciągu 7 dni od rejestracji.

Wypełnianie wniosku w kreatorze A1

Po zalogowaniu dostępny jest Kreator A1, który dobiera właściwe formularze i listę załączników.

Kolejne kroki w kreatorze wyglądają następująco:

  • wybór roli i sytuacji – pracownik/pracodawca/przedsiębiorca; jeden kraj czy wiele; wniosek pierwotny czy przedłużenie;
  • wskazanie formularza – US-3, US-4, US-1 lub US-2 w zależności od konfiguracji;
  • uzupełnienie danych identyfikacyjnych – PESEL/dokument, dane osobowe; dla firm: nazwa, NIP, REGON, adres;
  • opis pracy za granicą – państwo, adres miejsca pracy, okres „od–do” (z zastrzeżeniem limitu 24 miesięcy).

Dla obywateli spoza UE/EOG/Szwajcarii kreator generuje formularz US-54, a dla obywateli UE/EOG/Szwajcarii – US-55.

Dołączanie dokumentów potwierdzających

Załączniki dodaje się w PUE ZUS jako pliki (najczęściej PDF). Limit wynosi 1024 KB na plik i 5120 KB łącznie.

Typowo wymagane są następujące kategorie dokumentów:

  • zatrudnienie – umowa o pracę, polecenie delegowania, harmonogramy pracy (zwłaszcza przy wielu państwach);
  • działalność gospodarcza – CEIDG, faktury do klientów z Polski, wyciągi bankowe, umowy i rozliczenia, umowa najmu lokalu;
  • miejsce zamieszkania i pobyt – US-55/US-54 oraz dowody na centrum interesów życiowych;
  • tożsamość – skan paszportu/dowodu, a dla cudzoziemców karta pobytu.

Wysłanie elektroniczne i podpis

Po uzupełnieniu danych i dodaniu załączników składa się wniosek elektronicznie w PUE ZUS.

Akceptowane metody podpisu to:

  • kwalifikowany podpis elektroniczny (KES) – równoważny podpisowi własnoręcznemu;
  • podpis zaufany (ePUAP) – przez login.gov.pl;
  • podpis osobisty – w e-dowodzie (w wybranych placówkach możliwa pomoc techniczna).

Czas rozpatrywania i sposób podejmowania decyzji przez ZUS

Standardowe terminy rozpatrywania

Po wpływie kompletnego wniosku ZUS działa niezwłocznie. Najczęściej decyzja zapada szybko, w prostych sprawach delegowania.

Orientacyjne ramy czasowe są następujące:

  • niezwłocznie – kilka dni roboczych przy braku wątpliwości;
  • do 1 miesiąca – gdy prowadzone jest postępowanie wyjaśniające;
  • do 2 miesięcy – w sprawach złożonych (np. nowe firmy, spory o miejsce zamieszkania).

Procedury weryfikacyjne i uprawnienia ZUS

ZUS ma prawo weryfikować prawdziwość danych przed wydaniem A1.

Najczęstsze działania weryfikacyjne obejmują:

  • wezwania do uzupełnień – dodatkowe dokumenty i wyjaśnienia od wnioskodawcy;
  • wymianę informacji z administracją – KAS/urzędy skarbowe, GUS, zagraniczne instytucje zabezpieczenia społecznego;
  • weryfikacje w terenie – oględziny miejsca wykonywania działalności lub siedziby firmy.

ZUS nie jest związany samymi oświadczeniami wnioskodawcy i ma obowiązek samodzielnej weryfikacji.

Powiadomienie i doręczenie zaświadczenia

Po pozytywnym rozpatrzeniu ZUS wysyła powiadomienie e‑mailem lub SMS‑em. Zaświadczenie A1 wydawane jest wyłącznie w formie elektronicznej i dostępne na koncie PUE ZUS.

Po pobraniu można je wydrukować. Odbiór potwierdza Urzędowe Poświadczenie Doręczenia (UPD).

Odmowa i tryb odwoławczy

ZUS może odmówić wydania A1, jeżeli nie spełniono warunków lub dane są nieprawdziwe.

Najczęstsze powody odmowy to:

  • brak realnej działalności w Polsce (pracodawcy lub przedsiębiorcy);
  • zbyt krótki okres podlegania ubezpieczeniom przed wyjazdem;
  • zastępowanie innego delegowanego lub naruszenie zasad art. 12;
  • niespójności z przepisami UE lub wątpliwości co do miejsca zamieszkania;
  • fałszerstwa lub nieprawdziwe oświadczenia.

Wnioskodawca otrzymuje decyzję pisemną z uzasadnieniem i może wnieść odwołanie do sądu (zwykle w ciągu 30 dni) lub złożyć wniosek o ponowne rozpatrzenie wraz z nowymi dowodami.

Konsekwencje wykonywania pracy bez zaświadczenia A1

Kary finansowe i konsekwencje prawne

Praca bez A1 może skutkować naliczeniem zaległych składek przez państwo wykonywania pracy, wraz z odsetkami i sankcjami. We Francji kara może wynieść ok. 3 377 euro za pracownika, a w Grecji do 10 500 euro.

Ryzyko podwójnych składek i podwójnego opodatkowania

Brak A1 generuje ryzyko podwójnego oskładkowania (Polska i państwo wykonywania pracy za ten sam okres). Możliwe są też komplikacje podatkowe, w tym ryzyko podwójnego opodatkowania, wymagające dodatkowej dokumentacji i długich postępowań.

Komplikacje w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego i leczenia

Bez A1 pracownik może nie uzyskać EKUZ i zostać obciążony pełnymi kosztami leczenia za granicą. Przy poważnych zdarzeniach kwoty sięgają tysięcy euro.

Konsekwencje karne i zawodowe

W skrajnych przypadkach umyślnego wprowadzania w błąd grozi odpowiedzialność karna. Częściej stosowane są sankcje administracyjne, utrata uprawnień lub wykluczenie z zamówień w sektorach regulowanych.

Praktyczne wskazówki i najczęstsze problemy

Wyzwania związane z gromadzeniem dokumentacji

Najczęstszym problemem jest niekompletna lub niejednoznaczna dokumentacja (nieprecyzyjne harmonogramy, brak jasnych dowodów klientów z Polski, słabe potwierdzenia miejsca zamieszkania). Warto uzupełnić braki jeszcze przed wysłaniem wniosku.

Przy delegowaniu częstym uchybieniem jest niewykazanie, że pracodawca realnie działa w Polsce przed wysyłką pracownika, co skutkuje odmową A1.

Pytanie o próg 25% przy działalności gospodarczej

Stosowanie progu 25% przychodów z Polski bywa różne w praktyce oddziałów ZUS. Aby ograniczyć ryzyko odmowy przy niższym udziale, przedstaw:

  • wyjaśnienie biznesowe – nowy podmiot, sezonowość, specyfika branży;
  • dane ilościowe – umowy i faktury za kilka okresów, zestawienia sprzedaży;
  • ciągłość i skalę aktywności – dowody działań w Polsce mimo mniejszego udziału przychodów.

Wnioski wsteczne i zaświadczenia z datą wsteczną

Wnioski retroaktywne są możliwe, ale wymagają wykazania, że warunki były spełnione nieprzerwanie od wskazanego początku okresu. W praktyce dołącza się kontrakty, faktury, ewidencję pracy i oświadczenia z danego czasu.