Otwarcie konta firmowego dla spółki z o.o. online to dziś standard – cały proces możesz przejść zdalnie, bez wizyty w oddziale, pod warunkiem właściwego przygotowania dokumentów i spełnienia wymogów AML oraz podatkowych.
Proces jest prosty, ale formalny: obejmuje weryfikację spółki i reprezentantów, przygotowanie skanów, a po aktywacji – dopełnienie zgłoszeń urzędowych. Wiele banków oferuje obecnie promocje na 0 zł za prowadzenie konta przez 12–24 miesiące (przy spełnieniu warunków aktywności), co istotnie obniża koszty startu.
Status prawny i wymogi formalne dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest odrębnym podmiotem prawnym – powstaje po zawarciu umowy (u notariusza lub w S24) i uzyskuje osobowość prawną z chwilą wpisu do KRS. Od momentu wpisu spółka działa we własnym imieniu i powinna prowadzić rozliczenia poprzez odrębny rachunek bankowy.
Poniżej zebrano kluczowe obowiązki związane z rachunkiem firmowym:
- bezgotówkowe rozliczenia powyżej 15 000 zł brutto – przelewy na rachunek z białej listy podatników VAT, zgodnie z przepisami podatkowymi;
- zgłoszenie rachunku do urzędu skarbowego – wskazanie numeru do rozliczeń podatkowych i zwrotów;
- weryfikacja AML/KYC – bank bada beneficjentów rzeczywistych, charakter działalności i pochodzenie środków;
- rachunek główny do rozliczeń publicznoprawnych – rekomendowane wyznaczenie jednego konta do rozliczeń z US i ZUS.
Dokumentacja wymagana do otwarcia konta firmowego
Zależnie od etapu (spółka wpisana do KRS lub w organizacji) wymagany zestaw dokumentów będzie się różnił. Przygotuj skany w wysokiej jakości – najczęściej akceptowane są pliki PDF min. 300 DPI.
Jeśli spółka jest już wpisana do KRS, przygotuj następujące dokumenty:
- odpis z KRS – aktualny, zwykle nie starszy niż 3 miesiące;
- numery NIP i REGON – zaświadczenia lub potwierdzenia nadania;
- dokumenty tożsamości reprezentantów – dowody osobiste osób uprawnionych do reprezentacji;
- informacje o beneficjentach rzeczywistych – zgodne ze zgłoszeniem do CRBR.
W przypadku spółki w organizacji bank poprosi zazwyczaj o:
- umowę spółki – w formie aktu notarialnego lub z systemu S24;
- numery NIP i REGON – jeśli zostały już nadane/wnioskowane;
- dokumenty tożsamości wspólników i reprezentantów – zgodnie z zasadami reprezentacji;
- ewentualne oświadczenia o źródle pochodzenia środków – wymóg AML.
Niektóre banki mogą poprosić o dodatkowe materiały, w szczególności przy bardziej złożonych strukturach właścicielskich:
- informacje o charakterze działalności – opis modelu biznesowego, planowane przepływy;
- sprawozdania finansowe – przy dłuższej historii operacyjnej spółki;
- dane o beneficjentach i pochodzeniu kapitału – zwłaszcza gdy występują podmioty lub wspólnicy zagraniczni.
Procedura rejestracji i przygotowanie do założenia konta
Przed złożeniem wniosku o rachunek upewnij się, że formalności rejestrowe są zakończone lub odpowiednio zaawansowane. Rejestracja spółki obejmuje:
- zawarcie umowy spółki – u notariusza lub poprzez system S24;
- złożenie wniosku do KRS – uzyskanie wpisu i osobowości prawnej;
- automatyczne nadanie NIP i REGON – zwykle w ok. 2 dni po wpisie do KRS.
W ciągu 14 dni od wpisu do KRS zgłoś beneficjentów rzeczywistych w CRBR – to obowiązek ustawowy wynikający z przepisów AML. Banki sprawdzają status wpisu do CRBR i mogą wstrzymać otwarcie konta przy braku tego zgłoszenia.
Proces otwierania konta firmowego online – krok po kroku
Przebieg procesu online najczytelniej prezentuje poniższa lista kroków:
- Podejmij decyzję o wyborze banku i porównaj ofertę pod względem opłat, funkcjonalności (bankowość elektroniczna, rachunki walutowe, integracje), dostępu do finansowania i promocji.
- Przygotuj komplet dokumentów (aktualny odpis z KRS, NIP, REGON, dokumenty tożsamości, potwierdzenie CRBR), najlepiej w PDF min. 300 DPI.
- Wypełnij wniosek online, wpisując dane spółki i reprezentantów, definiując uprawnienia użytkowników, limity oraz wybierając produkty dodatkowe (karty, rachunki walutowe).
- Potwierdź tożsamość (AML) – wideoweryfikacja, podpis z kurierem, wizyta w oddziale, biometria twarzowa lub weryfikacja AIS (logowanie do innego banku).
- Poczekaj na aktywację – po pozytywnej weryfikacji otrzymasz numer IBAN, dostęp do bankowości i informacje o karcie.
- Rozpocznij korzystanie z rachunku – ustaw limity, zasil konto, zainstaluj aplikację mobilną i zgłoś rachunek na NIP-8 w terminie 21 dni od wpisu do KRS (7 dni, jeśli spółka zatrudnia pracowników).
Weryfikacja tożsamości i procedury bezpieczeństwa
Banki stosują zdalne, bezpieczne metody identyfikacji zgodne z AML. Najczęściej spotkasz następujące formy weryfikacji:
- wideoweryfikacja – rozmowa z doradcą, porównanie wizerunku z dokumentem i pytania kontrolne;
- metoda selfie – krótkie nagranie wideo z dokumentem, analiza biometryczna i OCR danych;
- weryfikacja AIS – logowanie do bankowości w innym banku i autoryzacja udostępnienia danych;
- e-dowód i aplikacja eDO – potwierdzenie tożsamości z użyciem warstwy elektronicznej dowodu.
Bank ocenia ryzyko (KYC): sprawdza listy sankcyjne, wiarygodność źródeł środków i charakter działalności; przy podwyższonym ryzyku może żądać dodatkowych dokumentów.
Obowiązki formalne po otwarciu konta firmowego
Po aktywacji rachunku pamiętaj o kilku terminowych zgłoszeniach i rejestracjach:
- NIP-8 do urzędu skarbowego – zgłoszenie numeru rachunku w 21 dni od wpisu do KRS (7 dni przy statusie płatnika składek);
- VAT-R – rejestracja przed wykonaniem pierwszej czynności opodatkowanej, jeśli spółka będzie podatnikiem VAT;
- CRBR – potwierdzenie i aktualizacja danych beneficjentów w terminie 14 dni;
- ZUS – rejestracja jako płatnik składek, jeśli spółka zatrudnia pracowników.
Dostępne oferty i systemy bankowe
Poniższa tabela porównuje wybrane oferty banków wskazane w tekście – zwróć uwagę na okresy 0 zł i warunki aktywności:
| Bank | Nazwa/typ konta | Promocja/warunki |
|---|---|---|
| Santander Bank Polska | Konto Firmowe Online | Premia do 3600 zł w akcjach „Twój Biznes z bonusami”/„Podwójna korzyść” (warunki aktywności) |
| Bank Millennium | Konto Mój Biznes | 0 zł przez 24 miesiące, potem 0 zł po spełnieniu minimum jednego warunku (np. wpływ 1000 zł lub przelew do ZUS/US) |
| mBank | Konto firmowe dla sp. z o.o. | 0 zł przez 24 miesiące, potem 0 zł przy wpływie min. 1000 zł miesięcznie |
| ING Bank Śląski | Konto dla spółki | 0 zł przez 2 lata („Konto za 0 zł”), rachunek OKO 7% w skali roku, kantor online |
| PKO BP | Rachunek firmowy | 0 zł przy wpływach min. 2000 zł miesięcznie, w innym wypadku opłata 12 zł |
Banki zapewniają nowoczesne aplikacje mobilne i integracje płatnicze. Santander mobile, mBank dla firm, Moje ING czy IKO ułatwiają przelewy, kontrolę salda, ustalanie limitów i korzystanie z BLIK oraz płatności zbliżeniowych.
Pamiętaj: brak opłat często zależy od aktywności (wpływy, przelewy do ZUS/US, płatności). Zweryfikuj cennik w kontekście realnych potrzeb spółki, w tym przelewów walutowych, bankomatów i terminala płatniczego.
Przeszkody i typowe błędy przy otwieraniu konta
Oto najczęstsze problemy, które opóźniają otwarcie rachunku lub skutkują odmową:
- niekompletne dokumenty – brak skanów, niska jakość plików, nieaktualny odpis z KRS;
- błędy we wniosku – rozbieżna nazwa spółki vs. KRS, błędne NIP/REGON, dane reprezentantów niezgodne z odpisem;
- brak obowiązkowych zgłoszeń – nieterminowe NIP-8, CRBR, VAT-R czy rozliczenie PCC-3;
- niezgłoszone zmiany właścicielskie – aktualizacja CRBR i poinformowanie banku są obowiązkowe;
- wątpliwe źródło pochodzenia środków – brak dokumentów potwierdzających kapitał lub przepływy z krajów podwyższonego ryzyka.
Czas realizacji i harmonogram procedury
W sprzyjających warunkach konto można otworzyć w kilka minut lub godzin, lecz standardowo potrwa to od kilku do kilkunastu dni roboczych. Poniżej orientacyjny harmonogram:
| Etap | Przybliżony czas |
|---|---|
| Wypełnienie wniosku online | 10–30 minut |
| Wstępna weryfikacja danych | 1–2 dni robocze |
| Weryfikacja tożsamości (video/selfie/AIS) | natychmiast do 1 dnia (wideoweryfikacja może wymagać oczekiwania) |
| Finalna akceptacja wniosku | po zakończeniu sprawdzeń KYC/AML |
| Aktywacja rachunku i dane dostępowe | po ostatecznych sprawdzeniach CRBR i rejestrów |
Tryb online bywa szybszy niż w oddziale, choć w złożonych przypadkach banki stosują model hybrydowy (wniosek online + podpis w placówce).
Integracja otwierania konta z rejestracją spółki
Niektóre banki upraszczają start działalności – np. Santander umożliwia klientom z kontem osobistym złożenie wniosku o rejestrację JDG i otwarcie konta firmowego w serwisie online. Wniosek trafia do CEIDG, a po rejestracji rachunek jest aktywowany.
W przypadku spółek z o.o. formalności są szersze (KRS, CRBR). Wybrane banki, jak Santander czy Bank Millennium, przyjmują wniosek o konto na podstawie umowy spółki jeszcze przed wpisem do KRS, ale pełna funkcjonalność uruchamiana jest zwykle po rejestracji.
Banki udzielają wsparcia informacyjnego, lecz nie są uprawnione do składania zgłoszeń VAT-R, CRBR czy NIP-8 w imieniu klienta – odpowiedzialność i terminy spoczywają na spółce.