Zaświadczenie A1 to kluczowy dokument dla osób czasowo pracujących za granicą (w szczególności w Niemczech), ponieważ potwierdza podleganie polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych mimo wykonywania pracy w innym państwie UE. Brak A1 grozi podwójnym oskładkowaniem, karami finansowymi i koniecznością zapłaty zaległych składek w kraju wykonywania pracy.
Definicja i ramy prawne zaświadczenia A1
Zaświadczenie A1 to oficjalne potwierdzenie ZUS, że pracownik lub osoba prowadząca działalność w czasie pracy za granicą pozostaje w polskim systemie zabezpieczenia społecznego. Dokument jednoznacznie wskazuje ustawodawstwo właściwe w zakresie ubezpieczeń społecznych.
Dla szybkiego uporządkowania kluczowych podstaw i podmiotów:
- Podstawa prawna – Rozporządzenia (WE) nr 883/2004 i 987/2009;
- Zakres terytorialny – UE, EOG i Szwajcaria;
- Organ w Polsce – Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS);
- Wnioskodawcy – pracodawca, pracownik, osoba prowadząca działalność na własny rachunek.
Wersja papierowa pozostaje w obiegu, ale dzięki EESSI możliwa jest cyfrowa wymiana między instytucjami. Od 1.04.2022 r. wnioski o A1 składa się wyłącznie elektronicznie przez PUE ZUS.
Cel i funkcja A1 w mobilności międzynarodowej
Głównym celem A1 jest zachowanie ciągłości ubezpieczenia społecznego przy czasowej pracy za granicą i uniknięcie podwójnych składek. Poniżej najważniejsze korzyści:
- ciągłość ubezpieczenia – pewność co do właściwego systemu i dostępu do świadczeń;
- brak podwójnego oskładkowania – pozostanie w Polsce do maksymalnie 24 miesięcy (przy spełnieniu warunków);
- dostęp do opieki zdrowotnej w państwie wykonywania pracy na zasadach równych obywatelom tego kraju;
- ułatwienie świadczenia usług w UE, istotne m.in. w budownictwie, transporcie i opiece.
Kategorie osób uprawnionych do A1
Poniżej zestawienie najczęstszych przypadków uprawniających do A1:
- Pracownicy delegowani – zatrudnieni przez polskiego pracodawcę i czasowo wykonujący pracę w innym państwie UE;
- Przedsiębiorcy – prowadzący działalność w Polsce i tymczasowo świadczący usługi za granicą, pod warunkiem realnej aktywności w kraju (np. ok. 25% czasu/przychodów z Polski);
- Samozatrudnieni – wykonujący pracę na własny rachunek na podstawie polskiej działalności;
- Praca zdalna z zagranicy (od 2025) – możliwa w wybranych sytuacjach, z uwagi na rozwijające się wytyczne dot. pracy transgranicznej.
A1 wydaje się co do zasady na okres do 24 miesięcy. Powyżej tego czasu co do zasady należy przejść do systemu państwa wykonywania pracy.
Dla szybkiego porównania wariantów i wymogów przygotowaliśmy tabelę:
| Kategoria | Kto wnioskuje | Formularz na PUE | Maks. okres A1 | Kluczowe warunki |
|---|---|---|---|---|
| Pracownik delegowany | Pracodawca lub pracownik | US-1 | Do 24 miesięcy | Rzeczywiste zatrudnienie w Polsce, tymczasowość delegowania |
| Osoba prowadząca działalność | Wnioskodawca | US-2 | Do 24 miesięcy | Istotna część działalności w Polsce (np. ok. 25% czasu/przychodów) |
| Samozatrudniony | Wnioskodawca | US-2 | Do 24 miesięcy | Realna działalność w Polsce, tymczasowe świadczenie usług za granicą |
| Praca zdalna z zagranicy | Pracodawca/pracownik lub wnioskodawca | Zależnie od statusu: US-1/US-2 | Do 24 miesięcy | Wybrane przypadki; przepisy i praktyka w toku doprecyzowania |
Procedura uzyskania A1 – kroki i wymagania
Poniżej krok po kroku, jak skutecznie uzyskać A1:
- Rejestracja na PUE ZUS (bezpłatnie) i potwierdzenie tożsamości.
- Uruchomienie kreatora wniosku na PUE; system dobierze właściwy formularz (US-1 dla zatrudnionych, US-2 dla działalności).
- Wypełnienie danych: osoby (PESEL, dane adresowe), pracodawcy/firmy, miejsca i okresu pracy za granicą.
- Dołączenie dokumentów: umowa o pracę/oddelegowanie lub dowody realnej działalności w Polsce (faktury, umowy, opłacone składki, siedziba).
- Podpis elektroniczny: podpis kwalifikowany, profil zaufany lub podpis osobisty (e-dowód).
- Wysłanie wniosku przez PUE ZUS i oczekiwanie na decyzję (zwykle do ok. 30 dni; sprawy złożone mogą potrwać dłużej).
- Odbiór A1 (papierowo lub w PUE) i przekazanie pracownikowi przed wyjazdem.
Wniosek warto złożyć z wyprzedzeniem, aby uniknąć opóźnień.
Znaczenie A1 dla pracujących w Niemczech
Niemieckie instytucje kontrolne (m.in. Zollamt, Deutsche Rentenversicherung) rygorystycznie egzekwują obowiązek posiadania A1. Praca bez A1 może skutkować objęciem niemieckim systemem ubezpieczeń od pierwszego dnia, zaległymi składkami i karami.
A1 wiąże się także z EKUZ – ułatwia korzystanie ze świadczeń zdrowotnych w Niemczech na zasadach krajowych. Brak A1 może utrudnić uzyskanie EKUZ i ograniczyć dostęp do świadczeń.
W Niemczech obowiązuje notyfikacja delegowania w portalu Meldeportal-Mindestlohn; podczas kontroli należy okazać ważne A1.
Konsekwencje braku zaświadczenia A1
Skutki pracy w Niemczech bez ważnego A1 są dotkliwe i obejmują m.in.:
- Natychmiastowe podleganie niemieckiemu systemowi – obowiązek zapłaty składek i odsetek od pierwszego dnia pracy;
- Wysokie kary finansowe – grzywny nawet do 30 000 euro za brak A1 lub błędy formalne;
- Ryzyko podwójnego oskładkowania – składki w Polsce i w Niemczech w razie zakwestionowania dokumentu;
- Odpowiedzialność karna – w przypadku świadomych naruszeń (np. posługiwanie się fałszywym A1; sankcje m.in. na podstawie StGB);
- Zakłócenia pracy i kontrole – możliwe przerwanie robót, zarzut nielegalnego zatrudnienia, konieczność opuszczenia kraju.
Rola A1 w notyfikacji delegowania i MiLoG
A1 jest elementem zgodności z niemieckimi wymogami notyfikacyjnymi i płacowymi (MiLoG). Zgłoszenie w Meldeportal-Mindestlohn powinno obejmować m.in.:
- dane pracownika i pracodawcy,
- miejsce wykonywania pracy i okres delegowania,
- potwierdzenie spełnienia minimalnego wynagrodzenia,
- informację o ważnym A1.
W 2025 r. minimalne wynagrodzenie w Niemczech wynosi 12,82 euro/h i dotyczy również pracowników delegowanych. A1 nie zwalnia z MiLoG – reguluje wyłącznie ustawodawstwo właściwe dla ubezpieczeń.
Nowości i zmiany w 2025 roku
Najważniejsze aktualizacje, które warto znać:
- EESSI – szersza cyfrowa wymiana A1 między instytucjami i sprawniejsza komunikacja;
- Rygor kontroli w Niemczech – A1 wymagane od pierwszego dnia każdej pracy za granicą, w tym krótkich podróży służbowych;
- Orzecznictwo TSUE (C‑421/23) – państwo przyjmujące nie może samodzielnie odrzucić A1 bez formalnej procedury i uzgodnień z państwem wydającym.
Praktyczne wskazówki i rekomendacje
Aby zminimalizować ryzyko i formalności, zastosuj poniższe dobre praktyki:
- złóż wniosek z wyprzedzeniem – najlepiej 2–3 miesiące przed wyjazdem,
- kompletuj dokumenty – przygotuj umowy, faktury, dowody opłaconych składek i dane miejsca pracy,
- pamiętaj o osobnych wnioskach – dla każdego pracownika składany jest oddzielny wniosek,
- zadbaj o kopie – przekaż pracownikowi oryginał i przygotuj kopie na potrzeby kontroli,
- spełnij obowiązki towarzyszące – notyfikacja w Meldeportal-Mindestlohn i zapewnienie stawek MiLoG,
- kontroluj terminy – A1 jest ważne maksymalnie 24 miesiące; zaplanuj dalsze działania po tym okresie,
- archiwizuj dokumentację – trzymaj w jednym miejscu A1, zgłoszenia, potwierdzenia wypłat i ewentualną korespondencję z instytucjami.