Niniejszy artykuł przedstawia fundamentalne zasady polskiego prawa notarialnego dotyczące przechowywania oryginałów aktów notarialnych przez notariuszy oraz systemu wydawania wypisów, odpisów i wyciągów. Kluczową zasadą jest zakaz wydawania oryginałów poza siedzibę kancelarii notarialnej (art. 95 ustawy – Prawo o notariacie), przy jednoczesnym zapewnieniu pełnej mocy prawnej wypisów, odpisów i wyciągów sporządzanych przez notariusza w granicach przepisów.
Rejestracją wszystkich czynności notarialnych zajmuje się Repertorium A, kluczowy element organizacji pracy kancelarii. Opracowanie analizuje przesłanki regulacji, zasady dostępu do dokumentów oraz wyzwania cyfryzacji postępowań notarialnych.
Podstawy prawne i przesłanki zakazania wydawania oryginałów poza kancelarię
Fundament systemu stanowi art. 95 ustawy – Prawo o notariacie, który expressis verbis wskazuje, że oryginały aktów notarialnych nie mogą być wydawane poza miejsce ich przechowywania. Rozwiązanie to ma historyczne korzenie i służy bezpieczeństwu obrotu prawnego.
Współcześnie zasada ta realizuje kilka kluczowych celów, które dla przejrzystości zestawiamy poniżej:
- bezpieczeństwo dokumentu – przechowywanie w profesjonalnie zabezpieczonej kancelarii minimalizuje ryzyko zniszczenia, kradzieży czy utraty;
- ochrona przed fałszerstwem – utrzymanie jedynego oryginału w kontrolowanym miejscu uniemożliwia tworzenie „konkurencyjnych” egzemplarzy lub nieuprawnione modyfikacje;
- równość stron – pozostawienie oryginału u notariusza gwarantuje równy dostęp wszystkich zainteresowanych do treści dokumentu.
Notariusz jako osoba zaufania publicznego ponosi odpowiedzialność za zabezpieczenie dokumentów o szczególnym znaczeniu prawnym. Oryginał aktu notarialnego to dokument pierwotny, podpisany przez strony i poświadczony podpisem oraz pieczęcią notariusza, który musi pozostawać pod bezpośrednią kontrolą kancelarii.
Przechowywanie dokumentu w profesjonalnych warunkach ogranicza ryzyko szkód i nawiązuje do międzynarodowych standardów praktyki notarialnej. Jedyny oryginał stanowi ostateczny punkt odniesienia dla autentyczności i poprawności treści dokumentu.
System Repertorium A i rejestracja czynności notarialnych
Repertorium A to chronologiczny rejestr wszystkich czynności notarialnych, prowadzony według rocznych okresów kalendarzowych. Obowiązek wpisu wynika z rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 12 kwietnia 1991 r. w sprawie prowadzenia ksiąg notarialnych.
Numer Repertorium A jest unikalny dla każdej czynności w danym roku i znajduje się na pierwszej stronie aktu, zwykle w lewym górnym rogu. Chronologiczna numeracja umożliwia szybkie odnalezienie i identyfikację czynności przez kancelarię i wnioskodawców.
Dla czytelności prezentujemy podstawowy zakres informacji wpisywanych do Repertorium A:
- numer bieżący od początku roku kalendarzowego,
- data czynności,
- dane stron (imiona, nazwiska, miejsca zamieszkania) lub nazwy i siedziby osób prawnych,
- krótka treść czynności,
- oznaczenie wartości przedmiotu,
- pobrane wynagrodzenie notariusza,
- opłaty skarbowe i podatki,
- adnotacja o wydaniu wypisu/odpisu/wyciągu lub przesłaniu dokumentu stronie.
Wpisu dokonuje się niezwłocznie po zakończeniu czynności, co w praktyce oznacza zazwyczaj rejestrację tego samego dnia. Repertorium wspiera także ewidencję finansową i audyt działań kancelarii.
Cyfryzacja wprowadziła elektroniczne rejestry i automatyczną numerację. Elektroniczne zestawienia i podsumowania należności usprawniły rozliczenia i kontrolę pracy kancelarii, nie zmieniając istoty funkcji Repertorium A.
Rodzaje dokumentów wydawanych przez notariusza – oryginał, wypis, odpis i wyciąg
Zrozumienie obrotu dokumentami wymaga rozróżnienia czterech kategorii: oryginału, wypisu, odpisu i wyciągu. Poniżej zebrano ich najważniejsze cechy w formie porównawczej:
| Dokument | Zakres treści | Moc prawna | Kto wydaje | Przykładowe zastosowanie |
|---|---|---|---|---|
| Oryginał | Pełna treść aktu podpisana przez strony i notariusza | Pełna, pierwotna | Kancelaria (tylko przechowywanie) | Egzemplarz źródłowy pozostający w kancelarii i archiwum sądowym |
| Wypis | Dosłowne powtórzenie oryginału | Ma moc prawną oryginału (art. 109) | Notariusz; po 10 latach – sąd rejonowy | Obrót prawny, wpisy do rejestrów, czynności urzędowe |
| Odpis | Cała treść wraz z poprawkami i przekreśleniami | Co do zasady nie ma mocy oryginału | Notariusz; po 10 latach – sąd rejonowy | Cel informacyjny, sprawy wymagające znajomości adnotacji |
| Wyciąg | Wybrane, relewantne fragmenty aktu | Urzędowy w zakresie objętym treścią | Notariusz; po 10 latach – sąd rejonowy | Potwierdzenie konkretnych postanowień aktu |
Oryginał pozostaje pod kontrolą notariusza przez co najmniej 10 lat i nie może być wydawany poza kancelarię (art. 95). Po tym okresie przekazuje się go do właściwego sądu rejonowego.
Maksymalna stawka za sporządzenie wypisu, odpisu lub wyciągu to 6 zł za każdą rozpoczętą stronę + 23% VAT (art. 112), przy czym dodatkowe usługi (np. kopie) mogą być rozliczane odrębnie.
Uprawnieni do otrzymania wypisów i regulacje dostępu do dokumentów
Zakres uprawnionych do otrzymania wypisu określa art. 110 ustawy – Prawo o notariacie. Dla wygody wskazujemy główne kategorie osób:
- strony aktu – osoby fizyczne lub prawne bezpośrednio uczestniczące w czynności;
- osoby, dla których zastrzeżono prawo otrzymania wypisu – np. beneficjenci testamentu, wspólnicy spółki;
- następcy prawni – spadkobiercy, podmioty powstałe z przekształceń osób prawnych.
W przypadku testamentów sporządzonych u notariusza obowiązują szczególne zasady dostępu:
- spadkodawca – przed otwarciem spadku może żądać dowolnej liczby wypisów;
- po otwarciu spadku – uprawnieni są m.in. wykonawca testamentu, kurator spadku, spadkobiercy i zapisobiercy;
- osoby niebędące stronami aktu – uzyskują wypis wyłącznie w granicach art. 110 § 2.
Art. 110 § 2 przewiduje możliwość wydania wypisu osobie trzeciej za zgodą wszystkich stron albo na podstawie prawomocnego postanowienia sądu okręgowego właściwego dla siedziby kancelarii. Sąd orzeka w trybie nieprocesowym, a postanowienie jest niezaskarżalne.
W praktyce (na tle dostępnych orzeczeń) wskazuje się sytuacje, w których sąd dopuszcza wydanie wypisu osobie trzeciej:
- zgoda wszystkich stron aktu wyrażona w toku wysłuchania,
- konieczność realizacji obowiązku ustawowego lub umowy przy niestawiennictwie prawidłowo wezwanych stron,
- ochrona istotnego interesu wnioskodawcy przy braku możliwości uzyskania zgody stron.
Tajemnica notarialna (art. 18) stanowi istotne ograniczenie dostępu – obejmuje okoliczności sprawy, zdarzenia towarzyszące czynności oraz sam fakt jej dokonania lub niedokonania. Obowiązek zachowania tajemnicy jest nieograniczony w czasie i dotyczy całej korporacji notarialnej.
Wyjątki od tajemnicy obejmują m.in. składanie zeznań w sądzie (z możliwym zwolnieniem przez Ministra Sprawiedliwości) oraz obowiązki informacyjne z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Wyjątki te uzasadnia nadrzędny interes publiczny i bezpieczeństwo systemu finansowego.
Dostęp do informacji publicznej i granice tajemnicy notarialnej
Naczelny Sąd Administracyjny konsekwentnie wskazuje, że akty notarialne co do zasady nie podlegają udostępnieniu w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej (UDIP), nawet jeśli zawierają dane o charakterze publicznym.
W wyroku z 25 marca 2025 r. (III OSK 673/24) NSA potwierdził, że nie można żądać kopii, odpisu czy skanu aktu w trybie UDIP, nawet z anonimizacją. Ochronę dostępu determinują art. 110 § 1–2 Prawa o notariacie jako regulacja szczególna (lex specialis) wobec UDIP.
Najważniejsze wnioski orzecznicze można streścić następująco:
- akty notarialne nie podlegają udostępnieniu w formie skanów czy wypisów na podstawie UDIP,
- pierwszeństwo mają przepisy Prawa o notariacie (art. 110 § 1–2),
- organ może udostępnić treść o charakterze informacji publicznej w innej formie (np. streszczenie) z poszanowaniem ochrony danych.
Procedury przechowywania i archiwizacji dokumentów notarialnych
System archiwizacji regulują ustawa – Prawo o notariacie oraz rozporządzenie w sprawie prowadzenia ksiąg notarialnych. Oryginały przechowuje się w kancelarii przez co najmniej 10 lat od sporządzenia, a następnie przekazuje do właściwego sądu rejonowego.
Przechowywanie odbywa się w warunkach kontrolowanego dostępu, w szafach i pomieszczeniach spełniających normy bezpieczeństwa. Procedury wewnętrzne kancelarii i kontrola dostępu są kluczowe dla ochrony dokumentów.
Po przekazaniu do archiwum sądowego wypisy wydaje właściwy sąd. Uzyskanie dokumentu wymaga złożenia wniosku zawierającego dane wnioskodawcy, dane aktu i uzasadnienie interesu prawnego.
Jak krok po kroku uzyskać wypis z archiwum sądowego:
- przygotuj wniosek z danymi wnioskodawcy, oznaczeniem aktu (data, strony, przedmiot) oraz uzasadnieniem interesu prawnego;
- złóż wniosek osobiście w sądzie rejonowym lub wyślij pocztą;
- uiszczij wymagane opłaty według wezwania sądu;
- oczekuj na realizację – czas bywa dłuższy niż w kancelarii, następnie odbierz wypis zgodnie z pouczeniem sądu.
Nowe technologie i cyfryzacja – elektroniczne odpisy i centralne repozytorium
Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN) działa od 9 kwietnia 2018 r. i gromadzi elektroniczne wypisy aktów zawierające dane dla KRS lub akt rejestrowych podmiotów z rejestru przedsiębiorców.
Najważniejsze funkcje i procesy w CREWAN obejmują:
- umieszczanie przez notariusza elektronicznych wypisów aktów bezpośrednio po sporządzeniu czynności podlegających zgłoszeniu do KRS,
- generowanie zawiadomienia z numerem rejestracyjnym, datą i godziną umieszczenia dokumentu,
- przekazywanie jednego egzemplarza zawiadomienia stronie, a drugiego – do oryginału aktu,
- od 1 marca 2023 r. – udostępnianie Szefowi KAS wypisów obejmujących PCC, podatek od spadków i darowizn, oświadczenia VAT oraz inne zdarzenia podatkowe,
- umieszczanie elektronicznych wypisów aktów poświadczenia dziedziczenia i europejskich poświadczeń spadkowych.
Notarialny odpis elektroniczny to poświadczony przez notariusza plik (np. PDF), zabezpieczony przed zmianami i opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jak powstaje odpis elektroniczny:
- notariusz tworzy elektroniczną kopię okazanego dokumentu papierowego,
- dopisuje klauzulę poświadczeniową z danymi aktu,
- podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym potwierdzając zgodność odpisu z okazanym dokumentem,
- dokonuje stosownej adnotacji w Repertorium A.
Cyfryzacja przyspiesza obrót dokumentami i pozwala na zdalne doręczenia, jednak zasada przechowywania oryginału przez 10 lat w kancelarii pozostaje niezmieniona – CREWAN to kanał dystrybucji informacji dla organów publicznych, a nie zamiennik archiwum.
Praktyczne implikacje i wyzwania współczesne
System zakazu wydawania oryginałów poza kancelarię, mimo historycznych korzeni, mierzy się dziś z oczekiwaniami szybkiego, często transgranicznego dostępu do dokumentów.
Dla przejrzystości główne wyzwania można ująć następująco:
- konieczność uzyskania apostille na wypisach przy sprawach zagranicznych i związane z tym dodatkowe procedury,
- trudności praktyczne w pozyskaniu wypisu przez osoby trzecie (art. 110 § 2) i postulaty doprecyzowania przesłanek sądowych,
- potrzeba dalszej modernizacji – w tym rozwiązań częściowej cyfrowej archiwizacji przy zachowaniu gwarancji bezpieczeństwa,
- dłuższy dostęp do dokumentów po przekazaniu ich do archiwum sądowego i różnice w oznaczeniach rejestracyjnych.
Ustandaryzowanie procedur oraz szersze wykorzystanie narzędzi elektronicznych przyspieszyłoby dostęp i ograniczyło biurokrację.