Obowiązek pracodawcy zapewnienia refundacji kosztów zakupu okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok to kluczowe zagadnienie BHP w Polsce.
Od 1998 roku pracodawcy muszą zapewniać pracownikom używającym monitorów ekranowych przez co najmniej cztery godziny dziennie okulary korekcyjne, a od 17 listopada 2023 roku również szkła kontaktowe.
Podstawę prawną stanowią Kodeks pracy oraz rozporządzenia wykonawcze. W praktyce pojawiają się jednak wątpliwości interpretacyjne dotyczące kwoty, częstotliwości i procedur refundacji.
Podstawy prawne obowiązku dofinansowania okularów
Obowiązek ten wynika z przepisów prawa pracy oraz aktów wykonawczych i standardów UE. Najważniejsze źródła to:
- art. 237 ust. 6 Kodeksu pracy – nakłada na pracodawcę obowiązek nieodpłatnego dostarczania środków ochrony indywidualnej oraz informowania o sposobie ich używania;
- Rozporządzenie MPiPS z 1.12.1998 r. – w § 8 ust. 2 zobowiązuje do zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych zgodnie z zaleceniem lekarza, gdy badania wykażą potrzebę ich stosowania przy obsłudze monitora ekranowego;
- Rozporządzenie MRiPS z 18.10.2023 r. (obowiązuje od 17.11.2023 r.) – rozszerza obowiązek o refundację szkieł kontaktowych i doprecyzowuje rozwiązania dla systemów przenośnych;
- Dyrektywa Rady 90/270/EWG – określa minimalne wymagania BHP dotyczące pracy przy monitorach ekranowych.
Przepisy dotyczące dofinansowania mają charakter bezwzględnie obowiązujący – pracodawca nie może się od nich uchylić, jeśli spełnione są warunki ustawowe.
Krąg podmiotowy uprawnionych pracowników
Refundacja przysługuje tylko wtedy, gdy pracownik spełnia wszystkie wymogi. Kluczowe warunki są następujące:
- stosunek pracy – uprawnienie dotyczy pracowników zatrudnionych na umowę o pracę; umowy cywilnoprawne (zlecenie, o dzieło, B2B) są wyłączone, chyba że faktycznie występuje stosunek pracy;
- co najmniej cztery godziny pracy dziennie przy monitorze – próg obejmuje także użytkowanie laptopów, tabletów i smartfonów, jeśli stanowią narzędzie pracy przez połowę dobowego wymiaru czasu;
- zaświadczenie lekarza medycyny pracy – musi wynikać z badań profilaktycznych (wstępnych, okresowych, kontrolnych) przeprowadzonych na skierowanie pracodawcy i potwierdzać konieczność stosowania korekcji przy pracy z monitorem.
Zakres obowiązków pracodawcy w zakresie dofinansowania
Realizacja obowiązku obejmuje zarówno organizację badań, jak i zapewnienie zakupu lub refundacji. Najważniejsze zasady to:
- zgodność z zaleceniami lekarza – okulary lub szkła kontaktowe muszą odpowiadać parametrom określonym w orzeczeniu medycyny pracy;
- formy realizacji – pracodawca może nabyć okulary/soczewki i przekazać je pracownikowi albo dokonać refundacji kosztów na podstawie faktury imiennej;
- brak możliwości zaniżania parametrów – nie wolno proponować wyrobów o niższej mocy lub gorszych parametrach niż zalecone, także z powodu ograniczeń budżetowych;
- limity i dopłata – w praktyce firmy ustalają maksymalną kwotę; jeśli koszt przewyższa limit, różnicę dopłaca pracownik.
Zasadniczo pracodawca powinien pokryć pełny koszt wyrobu zgodnego z zaleceniem lekarza, choć przepisy pozostawiają swobodę w kształtowaniu limitów.
Wysokość i mechanizmy refundacji
Ustawy nie definiują kwot. Aby uniknąć sporów, pracodawca powinien ustalić realne limity i czytelne zasady:
- brak minimalnej i maksymalnej kwoty w przepisach – wysokość dofinansowania określają regulaminy wewnętrzne;
- realność limitu – kwota powinna umożliwiać faktyczny zakup podstawowych okularów lub szkieł kontaktowych na lokalnym rynku;
- zróżnicowanie – możliwe są różne limity dla okularów i szkieł kontaktowych, o ile są uzasadnione i wystarczające;
- podział kosztów – częsty model to pokrycie przez pracodawcę kosztu szkieł, a przez pracownika – oprawek.
Częstotliwość przyznawania dofinansowania
Przepisy nie wskazują interwałów czasowych. W praktyce decydują regulaminy i zalecenia lekarskie:
- reguły wewnętrzne – najczęściej refundacja raz na dwa–cztery lata, zwykle powiązana z terminami badań profilaktycznych;
- pierwszeństwo zaleceń lekarza – jeśli orzeczenie wskazuje wcześniejszą wymianę, pracodawca nie może odmówić z powodu limitów częstotliwości;
- dodatkowe badania – w razie pogorszenia wzroku przy pracy pracodawca kieruje na badania; pozytywne zalecenie uruchamia refundację niezależnie od „normatywnego” okresu.
Procedura uzyskania dofinansowania
Aby sprawnie przejść proces, postępuj według poniższych kroków:
- Pracodawca wystawia skierowanie na badania profilaktyczne medycyny pracy, wskazując warunki pracy, w tym pracę przy monitorze przez min. cztery godziny.
- Lekarz medycyny pracy przeprowadza badanie okulistyczne i wydaje orzeczenie/zaświadczenie z informacją o konieczności stosowania korekcji przy pracy z monitorem (jeśli wymagana).
- Pracownik nabywa okulary lub szkła kontaktowe; faktura musi być imienna i warto uzgodnić jej treść (np. adnotację „okulary do pracy przy komputerze”).
- Pracownik składa komplet dokumentów w dziale kadr (zaświadczenie, fakturę, ewentualny wniosek zgodny z regulaminem).
- Pracodawca weryfikuje dokumenty i dokonuje zwrotu kosztów do wysokości ustalonego limitu.
Dokumentacja i wymagania formalne
Komplet dokumentów zwykle obejmuje:
- fakturę imienną – dane sprzedawcy i nabywcy, data, przedmiot, cena, VAT; nabywcą jest pracownik (chyba że zakup realizuje pracodawca);
- zaświadczenie lekarza medycyny pracy – wyraźna adnotacja o konieczności stosowania okularów/soczewek przy pracy z monitorem;
- wniosek o dofinansowanie – jeśli wymagają go przepisy wewnętrzne, zawiera dane pracownika, koszt wyrobu, datę badań, oświadczenie o spełnieniu warunków;
- ewentualną adnotację na fakturze – ułatwia weryfikację celu (np. „okulary do pracy przy komputerze”).
Zmiany prawne z listopada 2023 roku – rozszerzenie obowiązków na szkła kontaktowe
Nowelizacja z 2023 roku doprecyzowała i rozszerzyła obowiązki pracodawców. Najważniejsze nowości to:
- refundacja szkieł kontaktowych – zrównanie ich z okularami jako środkiem korekcji wzroku w pracy przy monitorze;
- termin dostosowania regulaminów – sześć miesięcy od wejścia w życie, tj. do 17 maja 2024 roku;
- dostosowanie do standardów UE – implementacja rozwiązań zgodnych z Dyrektywą 90/270/EWG.
Pracodawca powinien zapewnić możliwość realnego nabycia okularów lub szkieł kontaktowych zgodnych z zaleceniami lekarza.
Pracownicy wykonujący pracę zdalną i systemy przenośne
Zmiany objęły również pracę z wykorzystaniem urządzeń mobilnych. Kluczowe zasady są następujące:
- systemy przenośne – przy pracy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru należy zapewnić monitor zewnętrzny lub podstawkę, a także dodatkową klawiaturę i mysz;
- tożsame uprawnienia – pracujący zdalnie przy laptopie przez min. cztery godziny dziennie mają prawo do dofinansowania na tych samych zasadach co w biurze;
- stanowisko GIP – użytkownicy laptopów jako głównego narzędzia pracy mogą korzystać z refundacji po spełnieniu progu czasu pracy przy ekranie.
Wyłączenia z obowiązku dofinansowania
Prawo przewiduje sytuacje, w których refundacja nie przysługuje:
- poniżej czterech godzin pracy przy monitorze dziennie – brak obowiązku refundacji, nawet jeśli lekarz zalecił korekcję wzroku;
- umowy cywilnoprawne – zlecenie, o dzieło, B2B (chyba że udowodniono istnienie stosunku pracy);
- stanowiska spoza rozporządzenia – np. kierowcy, operatorzy maszyn; jeśli jednak w części obowiązków spełnią próg czasu przy monitorze, refundacja przysługuje w tym zakresie.
Podatek dochodowy i aspekty finansowe dofinansowania
Skutki podatkowe zależą od podstawy świadczenia i dokumentacji:
- zwolnienie z PIT – gdy świadczenie przysługuje na podstawie przepisów BHP i badań/zalecenia ze skierowania od pracodawcy;
- art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT – zwalnia z opodatkowania świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za nie wynikające z przepisów BHP;
- VAT – co do zasady brak prawa do odliczenia VAT przez pracodawcę, jeśli właścicielem wyrobu jest pracownik.
Odpowiedzialność pracodawcy i sankcje
Nieprzestrzeganie przepisów może skutkować konsekwencjami administracyjnymi, cywilnymi i karnymi:
- kontrola PIP – możliwa grzywna od 1000 do 30 000 zł za naruszenia BHP;
- odpowiedzialność cywilna – powództwo o zwrot kosztów, podniesienie dofinansowania, a także zadośćuczynienie za uszczerbek na zdrowiu;
- odpowiedzialność karna – art. 220 Kodeksu karnego przewiduje sankcje za narażenie pracownika na niebezpieczeństwo;
- nakaz usunięcia nieprawidłowości – PIP może wydać wiążące polecenia po kontroli.
Procedury rozwiązywania sporów i ochrona interesów pracownika
W razie odmowy dofinansowania mimo spełnienia warunków warto działać krok po kroku:
- Złożyć pisemny wniosek z uzasadnieniem do działu kadr/przełożonego, dołączając zaświadczenie medycyny pracy i fakturę.
- Poprosić o wsparcie zakładową komisję BHP lub przedstawiciela pracowników.
- Złożyć skargę do PIP (GIP/WIP) z opisem sytuacji i kopiami dokumentów.
- Rozważyć pozew do sądu pracy o zwrot kosztów lub podniesienie dofinansowania, wykazując spełnienie przesłanek.
Praktyczne rekomendacje dla pracodawców
Aby ograniczyć ryzyko sporów i zapewnić zgodność z przepisami, warto wdrożyć następujące działania:
- przygotować i udostępnić regulamin – jasno określić wysokość, częstotliwość, procedurę i wymagane dokumenty;
- rzetelnie opisywać stanowiska w skierowaniach – m.in. liczbę godzin pracy przy monitorze;
- informować pracowników – o uprawnieniach przy onboardingu i na szkoleniach BHP;
- ustalić realne limity – kwoty pozwalające na rzeczywisty zakup wyrobów zgodnych z zaleceniami;
- wdrożyć transparentną procedurę – terminy, odpowiedzialności, wzory wniosków i jednolite kryteria oceny.