Obowiązek przechowywania dokumentów firmowych to kluczowy wymóg prawny każdego przedsiębiorcy – jego niedopełnienie grozi dotkliwymi karami i problemami dowodowymi.
Polskie przepisy różnicują okresy archiwizacji w zależności od rodzaju dokumentu, daty zdarzenia i celu, jaki dokument spełnia. Co do zasady: dokumenty księgowe i podatkowe przechowuje się 5 lat (od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku), a dokumentację pracowniczą – 10 lat dla pracowników zatrudnionych od 1.01.2019 r. lub 50 lat dla zatrudnionych wcześniej.
Fundamenty prawne obowiązku przechowywania dokumentacji biznesowej
Najważniejsze akty prawne regulujące archiwizację dokumentów są następujące:
- Ordynacja podatkowa – określa obowiązek przechowywania ksiąg i dokumentów do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (co do zasady 5 lat);
- Ustawa o rachunkowości – wskazuje minimalne okresy przechowywania ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, sprawozdań finansowych;
- Kodeks pracy – nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia i zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej (poufność, integralność, kompletność, dostępność);
- Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych – reguluje terminy przechowywania dokumentów ZUS (np. deklaracje, raporty, korekty);
- Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – wskazuje zasady trwałego przechowywania materiałów archiwalnych i przekazywania ich do Archiwów Państwowych.
Przepisy te służą możliwości weryfikacji działalności przez organy oraz ochronie praw pracowników i kontrahentów.
Dokumentacja księgowa i podatkowa – pięcioletni standard przechowywania
Większość dokumentów księgowych przechowujemy 5 lat. Ustawa o rachunkowości przewiduje 5 lat m.in. dla ksiąg rachunkowych i dowodów, liczonych od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Z kolei Ordynacja podatkowa wiąże 5-letni termin z upływem terminu płatności podatku (liczone od końca tego roku).
Przykład: jeśli rok 2023 jest rokiem obrotowym, 5-letni termin z Ustawy o rachunkowości biegnie od 1.01.2024 do 31.12.2028. Dla dokumentów podatkowych związanych z rozliczeniem 2023 r. termin liczy się od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Poniżej zebrano najczęstsze kategorie i terminy:
| Kategoria | Podstawa prawna | Punkt liczenia | Minimalny okres | Uwagi |
|---|---|---|---|---|
| Księgi rachunkowe, dowody księgowe | Ustawa o rachunkowości | Od początku roku po roku obrotowym | 5 lat | Zapewnić autentyczność, integralność, czytelność |
| Rejestry VAT, faktury, korekty | Ordynacja podatkowa | Od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku | 5 lat | Dotyczy całej dokumentacji wspierającej rozliczenia podatkowe |
| Raporty fiskalne z kas, kopie paragonów | Ordynacja podatkowa | Od końca roku terminu płatności podatku | 5 lat | Wymóg czytelności wydruków termicznych |
| Dokumenty sprzedaży detalicznej | Ustawa o rachunkowości | Do dnia zatwierdzenia sprawozdania | Do zatwierdzenia (min. do rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych) | Wyjątek od standardowego 5-letniego terminu |
Do dokumentów objętych 5-letnim okresem należą w szczególności:
- rejestry VAT i pliki wspierające rozliczenia,
- faktury sprzedaży i zakupu, faktury korygujące, noty korygujące,
- dowody wewnętrzne i dokumenty magazynowe,
- ewidencje wyjazdów służbowych,
- raporty fiskalne i kopie paragonów,
- dokumenty inwentaryzacyjne (spisy z natury).
Okresy dla dokumentów podatkowych liczymy od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku – nie od daty wystawienia dokumentu.
Dokumentacja pracownicza – różne terminy według daty zatrudnienia
Kluczowa jest data pierwszego zatrudnienia u pracodawcy – od niej zależy 10- lub 50-letni okres.
| Data zatrudnienia | Okres przechowywania | Punkt liczenia | Możliwość skrócenia |
|---|---|---|---|
| Od 1.01.2019 r. | 10 lat | Od końca roku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy | Nie dotyczy |
| 1.01.1999–31.12.2018 r. | 50 lat (z opcją 10 lat) | Co do zasady od zakończenia pracy / wytworzenia (płace) | Tak – po złożeniu ZUS OSW i ZUS RIA |
| Przed 1.01.1999 r. | 50 lat | Od zakończenia pracy / wytworzenia (płace) | Brak możliwości skrócenia |
Przy skróceniu dla zatrudnionych w latach 1999–2018 pracodawca składa do ZUS: oświadczenie ZUS OSW i raport informacyjny ZUS RIA, a 10-letni termin liczy się od końca roku złożenia raportu informacyjnego.
Zakres dokumentacji pracowniczej obejmuje m.in.:
- akta osobowe pracownika (dane, dokumenty zatrudnienia),
- umowy o pracę i aneksy,
- listy płac i karty wynagrodzeń,
- świadectwa pracy i dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy.
Dokumentacja związana z ubezpieczeniami społecznymi (ZUS)
Poniżej kluczowe zasady archiwizacji dokumentów ZUS:
- 5 lat od dnia przekazania – dotyczy kopii deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych i korekt (forma papierowa lub elektroniczna);
- Wyjątek dla dokumentów sprzed 2012 r. – dokumenty przekazane do 31.12.2011 r. przechowuje się 10 lat;
- Dokumenty zgłoszeniowe – m.in. ZUS ZZA, ZUS ZUA oraz rozliczeniowe ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA z korektami podlegają tym samym zasadom;
- Niezależność od akt osobowych – dokumenty ZUS przechowuje się odrębnie od dokumentacji pracowniczej.
Inne kategorie dokumentów biznesowych – zróżnicowane terminy
Zestawienie najczęściej spotykanych dokumentów i okresów ich przechowywania:
| Dokument | Minimalny okres | Punkt liczenia | Uwagi |
|---|---|---|---|
| Gwarancje i rękojmie | 1 rok po upływie rękojmi/rozliczeniu reklamacji | Po wygaśnięciu gwarancji/rękojmi | Umożliwia dochodzenie roszczeń |
| Umowy handlowe | Min. 5 lat | Od daty zakończenia obowiązywania/rozwiązania | Dotyczy umów z dostawcami, klientami, wykonawcami |
| Nieruchomości i środki trwałe | Przez okres posiadania + min. 5 lat | Po zbyciu/wycofaniu z użycia | Akty, dokumentacja inwestycyjna, najem, serwis |
| Dokumentacja medyczna (podmioty lecznicze) | 20 lat | Od końca roku ostatniego wpisu | Nie dotyczy firm nieliczniczych |
| Dokumenty sądowe (cywilne/karne) | 5–50 lat | Zależnie od sprawy | W sprawach karnych często do 50 lat |
| Materiały archiwalne (trwałe) | Przekazanie po 25 latach | Od wytworzenia | Dla dokumentów elektronicznych zwykle po 10 latach |
Formy archiwizacji dokumentów – papier vs elektronika
Dokumenty można prowadzić i przechowywać papierowo lub elektronicznie – ważne jest zapewnienie autentyczności i integralności. Zamiana papier → elektronika wymaga użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego; odwrotnie (elektronika → papier) – wydruk i podpis upoważnionej osoby.
Warunki techniczne i organizacyjne, o których warto pamiętać:
- Porządek i dostępność – dokumenty elektroniczne powinny być uporządkowane chronologicznie i łatwe do odszukania;
- Bezpieczne nośniki – magazynowanie na trwałych nośnikach, z kontrolą dostępu i kopiami zapasowymi;
- Warunki dla papieru – temperatura 14–20°C (dobowe wahanie do 2°C), wilgotność 45–60% RH (wahanie do 5%);
- Paragony i wydruki termiczne – wymagają niższej temperatury i wilgotności, najlepiej przechowywanie w warunkach chłodniczych.
Obowiązki przechowywania dokumentów po likwidacji firmy i w razie upadłości
Obowiązek archiwizacji trwa przez cały ustawowy okres – także po likwidacji lub ogłoszeniu upadłości.
Kto odpowiada za dokumentację w praktyce:
- Likwidator – przejmuje obowiązek zabezpieczenia i przechowywania akt lub zleca to podmiotowi wyspecjalizowanemu;
- Syndyk – w upadłości odpowiada za dokumentację w ramach masy upadłości;
- Właściciel JDG – może powierzyć akta firmie archiwizacyjnej, jeśli sam nie ma możliwości przechowywania;
- Sąd rejestrowy i Archiwum Państwowe – przy braku środków na przechowywanie sąd może zarządzić przejęcie dokumentacji przez archiwum państwowe.
Konsekwencje nieprawidłowego przechowywania i niszczenia dokumentów
Nieprawidłowe przechowywanie lub zniszczenie dokumentów rodzi poważne ryzyka finansowe, karne i cywilne.
- Finansowe – za naruszenia grozi kara grzywny od 22 390 do 8 959 680 zł;
- Karnoprawne – celowe zniszczenie/ukrycie dokumentacji (art. 276 k.k.) grozi grzywną, ograniczeniem wolności lub pozbawieniem wolności do 2 lat;
- Cywilne – odpowiedzialność odszkodowawcza za szkody spowodowane utratą dokumentów oraz problemy dowodowe w sporach.
Intencjonalne działania podważające wiarygodność dokumentów są szczególnie surowo sankcjonowane.
Procedury brakowania dokumentów niearchiwalnych i przekazywania do Archiwów Państwowych
Brakowanie to formalne i kontrolowane niszczenie dokumentacji, która utraciła wartość użytkową i nie ma znaczenia archiwalnego. Wymaga zgody właściwego Archiwum Państwowego.
Brakowanie przeprowadza się w następujących krokach:
- Kierownik jednostki składa podpisany wniosek o zgodę na brakowanie do właściwego Archiwum Państwowego.
- Do wniosku dołącza się dwa egzemplarze spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania (oddzielnie dla każdej jednostki organizacyjnej).
- Dyrektor Archiwum Państwowego ocenia dokumentację i wydaje zgodę (przesyła ją wnioskodawcy).
- Po uzyskaniu zgody dokumentację niszczy się w sposób uniemożliwiający odtworzenie.
Materiały archiwalne (trwałe) przekazuje się do Archiwów Państwowych co do zasady po 25 latach od wytworzenia, a w przypadku dokumentów elektronicznych – najczęściej po 10 latach.
Praktyczne aspekty organizacji archiwum firmowego
Dobre praktyki organizacyjne ułatwiają zgodność z prawem i skracają czas kontroli. Oto najważniejsze rekomendacje:
- Porządkowanie rocznikami – grupuj dokumenty według lat podatkowych/obrotowych, aby łatwo stosować właściwe punkty liczenia terminów;
- Kontrola dostępu – ogranicz dostęp do dokumentów (szczególnie osobowych), prowadź rejestr uprawnień i logów dostępu;
- Kopie zapasowe – w przypadku dokumentów elektronicznych stosuj redundantne kopie i szyfrowanie danych;
- Spójne nazewnictwo – wdroż standardy indeksowania i metadanych, aby przyspieszyć wyszukiwanie;
- Harmonogram przeglądów – przynajmniej raz w roku weryfikuj terminy i planuj brakowanie zgodnie z przepisami;
- Outsourcing archiwum – rozważ powierzenie przechowywania wyspecjalizowanej firmie (umowa, SLA, bezpieczeństwo, audyty);
- Digitalizacja krytycznych akt – skanuj i opatruj kwalifikowanym podpisem elektronicznym, aby zachować moc dowodową.
Bezpieczne i uporządkowane archiwum minimalizuje ryzyko błędów, kar oraz przerw w działalności podczas kontroli.