Polski system rejestrów upadłościowych przeszedł znaczącą transformację od grudnia 2021 roku wraz z uruchomieniem Krajowego Rejestru Zadłużonych (KRZ). Przedsiębiorcy mają dziś dostęp do wielu narzędzi weryfikacji ryzyka, jednak kluczem jest ich świadome i metodyczne wykorzystanie. W III kwartale 2025 roku odnotowano 85 368 rejestracji przedsiębiorstw oraz 101 upadłości (o 3 mniej niż rok wcześniej). Poznanie rejestrów i umiejętne wyszukiwanie informacji znacząco zmniejsza ryzyko współpracy z niewypłacalnymi kontrahentami.
Krajowy Rejestr Zadłużonych jako główne źródło informacji
Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ) to podstawowe, bezpłatne narzędzie (krz.ms.gov.pl) do sprawdzania upadłości i restrukturyzacji z wnioskami złożonymi po 1.12.2021 r. Obwieszczenia o tych postępowaniach publikowane są wyłącznie w KRZ, a nie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG). Podgląd spraw jest publiczny bez logowania, a pełne czynności (np. składanie pism) wymagają konta.
Do skutecznego wyszukiwania w KRZ potrzebne są konkretne identyfikatory podmiotu. Najważniejsze są następujące warianty:
- osoba fizyczna – PESEL lub NIP;
- przedsiębiorstwo – KRS lub NIP;
- alternatywnie – sygnatura sprawy.
KRZ zapewnia wgląd w harmonogram i przebieg postępowań, w tym wszystkie obwieszczenia, co ułatwia pełną ocenę sytuacji dłużnika. Interfejs wyszukiwarki jest intuicyjny, a dostęp do kluczowych dokumentów – szybki.
Najważniejsze kategorie danych dostępnych w KRZ obejmują m.in. upadłości i restrukturyzacje, co przedstawia poniższa lista:
- postępowania upadłościowe i restrukturyzacyjne,
- egzekucje sądowe i administracyjne,
- orzeczenia zakazu prowadzenia działalności gospodarczej,
- składniki majątku wchodzące do masy upadłości,
- doradców restrukturyzacyjnych i syndyków,
- umorzenia egzekucji z powodu bezskuteczności,
- terminy na zgłaszanie wierzytelności i dane kontaktowe syndyka.
Monitor Sądowy i Gospodarczy dla spraw archiwalnych
Monitor Sądowy i Gospodarczy (MSiG) jest kluczowy dla spraw sprzed 1.12.2021 r. Od września 2022 r. wygodna wyszukiwarka dostępna jest w serwisie prs.ms.gov.pl (zakładka KRS). Umożliwia filtrowanie publikacji według wielu kryteriów.
Najważniejsze filtry, które przyspieszają wyszukiwanie w MSiG, to:
- nazwa podmiotu,
- numer KRS/NIP,
- fragment tekstu w opisie,
- sygnatura sprawy,
- typ sprawy,
- data publikacji.
Mimo dostępności wyszukiwarki, część użytkowników wciąż pobiera obszerne pliki PDF wydań MSiG i przeszukuje je ręcznie. W ogłoszeniach nie zawsze widnieje NIP przedsiębiorcy, natomiast w przypadku upadłości konsumenckiej możliwe jest wyszukiwanie po imieniu i nazwisku lub numerze PESEL.
Krajowy Rejestr Sądowy i dane dodatkowe o spółkach
Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) (ekrs.ms.gov.pl) udostępnia dane o spółkach, fundacjach i stowarzyszeniach, w tym identyfikatory, siedziby oraz wzmianki o postępowaniach. Informację o ewentualnym postępowaniu upadłościowym wobec spółki znajdziesz w sekcji 6, rubryce 5 odpisu z KRS – „Informacja o postępowaniu upadłościowym”.
W KRS warto zweryfikować m.in. następujące elementy:
- właścicieli, skład organów i prokurentów,
- numery identyfikacyjne: KRS, NIP, REGON,
- powiązania wspólników osobowych ponoszących nieograniczoną odpowiedzialność majątkową,
- wzmianki o upadłości i innych postępowaniach,
- adres siedziby i dane kontaktowe.
Pamiętaj, by korzystać wyłącznie z oficjalnej rządowej domeny. Serwisy typu „KRS online” nie są źródłami urzędowymi.
Dodatkowe źródła informacji i rejestry
Poza KRZ, MSiG i KRS warto sięgnąć po uzupełniające bazy i narzędzia. Najważniejsze z nich to:
- CEIDG – rejestr działalności jednoosobowych i wspólników spółek cywilnych; przydatny, choć nie zawsze zawiera bezpośrednie wzmianki o upadłości,
- Rejestr Dłużników BIG InfoMonitor – weryfikacja zaległości płatniczych i historii terminowości,
- Lista upadłości MGBI – codzienne powiadomienia e-mail, monitoring po identyfikatorach (NIP/PESEL/KRS/REGON),
- raporty zbiorcze w formatach: Excel, CSV, XML, JSON, defBank – zarówno dane bieżące, jak i archiwalne.
Procedura wyszukiwania w Krajowym Rejestrze Zadłużonych
Wyszukiwanie w KRZ jest szybkie, jeśli postępujesz zgodnie z poniższymi krokami:
- Wejdź na krz.ms.gov.pl i wybierz publiczną wyszukiwarkę.
- Wpisz identyfikator podmiotu: dla osoby fizycznej PESEL lub NIP; dla firmy – KRS lub NIP. Jeśli posiadasz sygnaturę sprawy, podaj ją bezpośrednio.
- Uruchom wyszukiwanie i zweryfikuj wyniki, zwracając uwagę na nazwę, siedzibę lub miejsce zamieszkania, aby uniknąć pomyłek.
- Otwórz właściwą sprawę i sprawdź: datę ogłoszenia upadłości, sygnaturę, sąd, sędziego-komisarza, syndyka oraz wszystkie obwieszczenia.
- Zanotuj termin na zgłoszenie wierzytelności i dane syndyka do kontaktu.
Informacje dostępne w rejestrach upadłościowych
W rejestrach znajdziesz kluczowe dane niezbędne dla wierzycieli i kontrahentów:
- data ogłoszenia upadłości i sygnatura sprawy,
- sąd, sędzia-komisarz, syndyk i jego kontakt,
- termin do zgłaszania wierzytelności i sposób zgłoszenia,
- plan spłaty, lista wierzytelności i ich wysokość,
- informacje o majątku i przebiegu postępowania,
- rodzaj postępowania: upadłość likwidacyjna czy układowa.
Postępowania restrukturyzacyjne opisują dopuszczalne formy kontynuacji działalności pod nadzorem sądu i doradców oraz ewentualne zakazy prowadzenia działalności wobec osób zarządzających.
Wstępne sygnały niewypłacalności i monitorowanie dłużników
W praktyce warto wychwytywać sygnały ostrzegawcze na długo przed formalną upadłością. Do najczęstszych należą:
- opóźnienia płatności powyżej 3 miesięcy,
- wzrost zobowiązań i spadek przychodów w dokumentach finansowych,
- redukcje zatrudnienia, sprzedaż majątku lub działów,
- agresywne negocjowanie warunków płatności,
- problemy z realizacją dostaw i usług,
- zmiany w zarządzie lub spadek aktywności operacyjnej.
Poniżej przytaczamy literalny przepis, który porządkuje definicję utraty płynności:
W rozumieniu prawa upadłościowego domniemywa się, że dłużnik utracił zdolność do wykonywania swoich wymagalnych zobowiązań pieniężnych, jeżeli opóźnienie w wykonaniu zobowiązań przekracza trzy miesiące.
Lista upadłości MGBI umożliwia monitorowanie wskazanych NIP/PESEL/KRS/REGON i codzienne powiadomienia o nowych obwieszczeniach. Dostępne są trzy typy raportów: aktualne, archiwalne oraz raporty do powiadomień e-mail.
Statystyki upadłości w Polsce w 2025 roku
Poniższa tabela zestawia wybrane wskaźniki dla III kwartału 2025 i 2024 roku:
| Wskaźnik | III kw. 2025 | III kw. 2024 | Zmiana r/r |
|---|---|---|---|
| Upadłości przedsiębiorstw | 101 | 104 | -3 |
| Rejestracje przedsiębiorstw | 85 368 | 85 341 | +27 |
Struktura nowych rejestracji według sektorów rozkładała się następująco:
| Sekcja | Udział w rejestracjach | Kierunek zmiany r/r |
|---|---|---|
| Usługi | 25,2% | wzrost |
| Budownictwo | 19,1% | spadek |
| Pozostałe sekcje | 18,9% | wzrost |
| Handel i naprawa pojazdów | 12,1% | spadek |
Największy spadek liczby rejestracji r/r odnotowano w handlu i naprawach pojazdów (−22,5%). Osoby fizyczne stanowiły 82,8% nowych rejestracji, a spółki z o.o. – 15,1%.
Procedura ogłaszania upadłości i rola syndyka
Stan niewypłacalności to utrata zdolności do regulowania wymagalnych zobowiązań pieniężnych. Dłużnik ma 30 dni od powstania podstawy do złożenia wniosku o upadłość – naruszenie terminu grozi odpowiedzialnością cywilną i karną.
Wniosek trafia do sądu rejonowego (wydział gospodarczy) właściwego dla siedziby przedsiębiorcy. Treść wniosku powinna obejmować co najmniej:
- dane dłużnika oraz opis majątku i jego oszacowanie,
- listę wierzycieli wraz z wysokością i terminami wymagalności,
- przyczyny niewypłacalności i opis sytuacji finansowej,
- załączniki potwierdzające kondycję (sprawozdania, zestawienia),
- informacje rejestrowe (CEIDG/KRS) i numery identyfikacyjne.
Po ogłoszeniu upadłości sąd powołuje syndyka (licencjonowanego doradcę restrukturyzacyjnego), który przejmuje zarząd nad majątkiem, zabezpiecza go i prowadzi likwidację. W pierwszych trzech miesiącach syndyk może samodzielnie podejmować decyzje biznesowe; dalsze działania wymagają zgody rady wierzycieli lub sędziego-komisarza.
Konsekwencje upadłości dla pracowników i wierzycieli
Po ogłoszeniu upadłości nie stosuje się standardowych przepisów ochronnych Kodeksu pracy. Syndyk może wypowiedzieć lub rozwiązać umowy o pracę, a skrócenie wypowiedzenia do 1 miesiąca wiąże się z odszkodowaniem za pozostały okres.
W przypadku zwolnień grupowych pracownikom przysługuje odprawa zależna od stażu:
- mniej niż 2 lata – jednomiesięczne wynagrodzenie,
- 2–8 lat – dwumiesięczne wynagrodzenie,
- powyżej 8 lat – trzymiesięczne wynagrodzenie.
Za wypłatę świadczeń odpowiadają kolejno:
- upadły pracodawca (z masy upadłości),
- syndyk (w granicach dostępnych środków),
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – gdy środki masy są niewystarczające.
Wpływ upadłości na umowy i zobowiązania handlowe
Po ogłoszeniu upadłości majątek i kontrakty przejmuje syndyk, który decyduje o ich losie. Wybrane skutki dla typowych umów prezentujemy poniżej:
- najem i dzierżawa – syndyk może wypowiedzieć, jeśli kontynuacja utrudnia likwidację,
- sprzedaż/pożyczka – umowy wygasają, jeśli świadczenie nie zostało jeszcze spełnione,
- zlecenie – umowa wygasa z dniem upadłości, gdy upadły był dającym zlecenie.
Dla wierzycieli kluczowe są trzy zasady:
- termin – zgłoszenie wierzytelności syndykowi w ciągu 30 dni od ogłoszenia upadłości,
- koszt – opłata za zgłoszenie wynosi ok. 900 zł,
- ryzyko – spóźnione zgłoszenie może ograniczyć możliwość zaspokojenia z masy.
Praktyczne porady dotyczące weryfikacji kontrahentów
Aby ograniczyć ryzyko, warto wdrożyć powtarzalny proces weryfikacji:
- Sprawdź KRZ (po 1.12.2021 r.) i MSiG (sprawy archiwalne).
- Zweryfikuj BIG InfoMonitor (zaległości, wezwania do zapłaty, historia terminowości).
- Potwierdź dane rejestrowe w CEIDG/KRS i porównaj je z dokumentami od kontrahenta.
- Przejrzyj sprawozdania finansowe (jeśli dostępne) oraz raporty z wielu BIG-ów.
- Skontaktuj się z dotychczasowymi partnerami kontrahenta w celu uzyskania referencji.
- Ustaw monitoring (Lista upadłości MGBI) i progi kredytowe adekwatne do ryzyka.
Europejskie portale i międzynarodowe wymiary weryfikacji
W relacjach transgranicznych pomocne są narzędzia unijne. Najważniejsze z nich to:
- Europejski portal e-sprawiedliwości (e-Justice) – wyszukiwanie w krajowych rejestrach upadłości w językach UE,
- VIES – weryfikacja statusu VAT kontrahenta z UE,
- krajowe rejestry upadłości – zakres danych różni się między państwami członkowskimi.
System połączeń rejestrów unijnych udostępnia „informacje obowiązkowe” o postępowaniach upadłościowych, a dostęp do nich powinien być bezpłatny dla zainteresowanych stron.
Alternatywne metody monitorowania upadłości
Oprócz samodzielnego przeszukiwania rejestrów warto rozważyć automatyzację:
- Lista upadłości MGBI – stały monitoring KRZ i MSiG, filtry po NIP/PESEL/KRS/REGON, codzienne alerty,
- raporty batch (Excel, CSV, XML, JSON, defBank) – zestawienia aktualne i archiwalne,
- Vindicat.pl – integracje z księgowością (ifirma, wFirma, InFakt, Fakturownia), automatyczna windykacja polubowna, raporty BIG i wezwania do zapłaty.
Wyzwania i ograniczenia dostępu do informacji
Mimo postępów systemowych wciąż istnieją bariery dostępu i jakości danych. Najczęstsze problemy to:
- opóźnienia aktualizacji w rejestrach względem sytuacji rynkowej,
- niedbała dokumentacja finansowa dłużników utrudniająca pracę syndyka,
- postępowania wszczynane przez wierzycieli przy braku świadomości nowych partnerów biznesowych,
- sygnały ostrzegawcze (np. zaległości płatnicze) niewidoczne od razu w rejestrach.
Nie wystarczy jednorazowa weryfikacja – konieczne jest bieżące monitorowanie kondycji kontrahentów.
Najnowsze trendy i kierunki rozwoju systemów rejestracyjnych
KRZ nie udostępnia jeszcze publicznego API do wyszukiwania; wdrożenie zapowiadane jest na przyszłość. Równolegle Lista upadłości MGBI oferuje wyszukiwanie przez API i integracje z systemami biznesowymi.
Rośnie liczba firm korzystających z automatycznych alertów o upadłościach i restrukturyzacjach, co odzwierciedla większą świadomość ryzyka kredytowego. Dla skali zjawiska: w kwietniu 2025 r. najbardziej zadłużoną firmą, która ogłosiła upadłość, był Data Techno Park z zobowiązaniami rzędu 196,4 mln zł.
Rekomendacje dla przedsiębiorców
Przyjmij wielowarstwowe podejście do weryfikacji: KRZ + MSiG (archiwum), BIG, KRS/CEIDG, raporty z wielu BIG-ów i analiza sprawozdań. Ustaw stały monitoring kontrahentów i aktualizuj limity kredytowe wraz ze zmianą ryzyka.
Przy pierwszych symptomach problemów finansowych partnera: zwiększ częstotliwość monitoringu, stosuj zabezpieczenia (zaliczki, gwarancje), a w razie upadłości niezwłocznie zgłoś wierzytelność syndykowi w terminie 30 dni.