Jak założyć fundację? Przewodnik krok po kroku dla założycieli

Założenie fundacji to realny sposób, by trwale wspierać dobro wspólne w sformalizowanej strukturze. Proces – choć bywa postrzegany jako złożony – składa się z logicznych, możliwych do zaplanowania kroków. Ten przewodnik upraszcza kolejne etapy i daje praktyczne wskazówki, abyś podejmował świadome decyzje na każdym etapie.

Zrozumienie natury i roli fundacji w polskim systemie prawnym

Fundacja to organizacja pozarządowa powołana do realizacji celów społecznie lub gospodarczo użytecznych, działająca na podstawie majątku przekazanego przez fundatora. Nie ma członków – jej rdzeniem jest cel i majątek.

Fundacja uzyskuje osobowość prawną z chwilą wpisania do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), co umożliwia jej samodzielne czynności prawne i posiadanie mienia.

Podstawę prawną stanowi ustawa o fundacjach z 1984 roku. Fundacje mogą prowadzić działalność gospodarczą, ale całość przychodów z tej działalności musi wspierać cele statutowe.

Od 2023 roku funkcjonuje także fundacja rodzinna – odrębna forma służąca zarządzaniu majątkiem i sukcesji. Fundacja rodzinna wymaga minimum 100 000 zł funduszu i odrębnej rejestracji w Krajowym Rejestrze Fundacji Rodzinnych. Niniejszy przewodnik dotyczy fundacji klasycznych.

Określenie celu działania fundacji – kluczowy punkt wyjścia

Precyzyjne zdefiniowanie celu to najważniejszy etap planowania. Cel jest fundamentem i determinuje działania, strukturę oraz finansowanie fundacji. Musi być społecznie lub gospodarczo użyteczny oraz zgodny z interesem Rzeczypospolitej Polskiej.

Przykładowe obszary działań, które spełniają kryteria ustawowe, to między innymi:

• opieka zdrowotna,
• nauka i gospodarka,
• edukacja i wychowanie,
• kultura i sztuka,
• opieka i pomoc społeczna,
• ochrona środowiska,
• opieka nad zabytkami.

Cele fundacji powinny być sformułowane jasno, mierzalnie i realistycznie. Zamiast ogólnej „pomocy społecznej” lepiej wskazać np.: „udzielanie pomocy materialnej i wsparcia psychologicznego osobom w trudnej sytuacji życiowej w województwie mazowieckim”. Takie doprecyzowanie ułatwia rejestrację i późniejsze pozyskiwanie funduszy.

Rola fundatora – uprawnienia, obowiązki i ograniczenia

Fundatorem może być osoba fizyczna lub prawna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Obywatelstwo i miejsce zamieszkania nie mają znaczenia; fundację mogą też założyć wspólnie kilka osób.

Fundator składa oświadczenie o powołaniu fundacji w formie aktu notarialnego, wskazując cele oraz wysokość funduszu założycielskiego. Przygotowuje także statut określający zasady działania. Majątek przekazany fundacji staje się jej własnością – fundator nie „posiada” fundacji.

Po rejestracji fundator może zasiadać w zarządzie lub innym organie, lub powierzyć zarządzanie innym osobom. W fundacjach jednoosobowych fundator bywa jedynym członkiem zarządu.

Fundusz założycielski – rodzaje mienia, minima ustawowe i praktyczne aspekty

Fundusz założycielski to majątek przekazany na realizację celów fundacji. Ustawa nie określa minimum kwotowego, ale w praktyce kwota poniżej 500–1000 zł rzadko wystarcza na startowe koszty operacyjne.

Fundusz może mieć zróżnicowaną postać. Najczęściej przyjmowane formy to:

• gotówka,
• papiery wartościowe,
• rzeczy ruchome (np. sprzęt komputerowy, samochody, meble),
• nieruchomości,
• prawa majątkowe.

Jeśli fundacja planuje działalność gospodarczą, minimalny fundusz to 2000 zł – co najmniej 1000 zł na działalność gospodarczą i 1000 zł na działalność statutową. Przemyślany fundusz startowy zwiększa wiarygodność i ułatwia pozyskiwanie dotacji oraz darowizn.

Przygotowanie dokumentacji kluczowej – akt fundacyjny i statut

Dwa dokumenty tworzą fundament prawny: akt fundacyjny (oświadczenie o ustanowieniu fundacji) oraz statut. Uzupełniają się, ale pełnią różne funkcje.

Akt fundacyjny i jego zawartość

Akt fundacyjny musi mieć formę aktu notarialnego – bez niego fundacja nie powstanie. Wskazuje się w nim nazwę, siedzibę, cele fundacji oraz majątek przeznaczony na ich realizację. Często obejmuje także informację o ministrze nadzorującym i ogólne reguły gospodarowania majątkiem.

Koszt aktu notarialnego zwykle mieści się w przedziale 160–650 zł brutto i zależy m.in. od funduszu i objętości dokumentu. Włączenie statutu do aktu notarialnego zwiększa liczbę stron i koszty, dlatego częstą praktyką jest sporządzenie statutu w zwykłej formie pisemnej.

Statut fundacji – główny dokument regulacyjny

Statut to „konstytucja” fundacji – określa zasady funkcjonowania i strukturę. Musi być zgodny z prawem i aktem fundacyjnym – braki w elementach obowiązkowych grożą odrzuceniem wniosku.

Elementy, które statut obligatoryjnie powinien zawierać, to:

• pełna nazwa fundacji i siedziba,
• wysokość funduszu założycielskiego,
• cele fundacji i sposoby ich realizacji,
• struktura organizacyjna i zakres działania,
• organy (co najmniej zarząd) oraz zasady reprezentacji i zaciągania zobowiązań.

Postanowienia fakultatywne warto rozważyć z myślą o przejrzystości i kontroli:

• powołanie organu kontroli (np. rada fundacji, komisja rewizyjna),
• procedury zmiany statutu i połączenia z inną fundacją,
• zasady prowadzenia działalności gospodarczej,
• tryb likwidacji i przeznaczenie mienia po rozwiązaniu.

Dobry statut jest precyzyjny i jasny – ogranicza ryzyko sporów i przyspiesza rejestrację. Profesjonalne przygotowanie statutu zwykle kosztuje 500–2000 zł.

Struktura organizacyjna fundacji – władze i organy

Każda fundacja musi posiadać co najmniej jeden organ – zarząd. To organ wykonawczy odpowiedzialny za bieżące działania, reprezentację i gospodarowanie majątkiem.

Zarząd – jedyny obligatoryjny organ

Statut określa liczebność, sposób powoływania i kompetencje zarządu. Praktyka sprzyja składowi kolegialnemu, by uniknąć uzależnienia działania od jednej osoby.

Warto w statucie zapisać „widełki”, np. 3–5 członków zarządu, określić kadencję oraz warunki odwołania. Pierwszy zarząd powołuje fundator; dalsze zasady wynikają ze statutu. Ustawa dopuszcza wynagrodzenie członków zarządu, jeśli przewiduje to statut.

Organy kontroli wewnętrznej – fakultatywne, ale ważne

Fundacja może powołać niezależny organ kontroli (np. rada fundacji, rada nadzorcza, komisja rewizyjna). Posiadanie takiego organu jest obowiązkowe dla organizacji ubiegających się o status OPP.

Członkowie organu kontroli nie mogą zasiadać w zarządzie ani pozostawać z jego członkami w relacjach mogących naruszać niezależność (pokrewieństwo, powinowactwo, małżeństwo, podległość służbowa).

Rejestracja w Krajowym Rejestrze Sądowym – procedura i dokumenty

Po przygotowaniu dokumentów złóż wniosek do KRS. Dokładność formalna jest kluczowa – braki wydłużają postępowanie lub skutkują odmową wpisu.

Wymagane dokumenty do rejestracji

Do wniosku przygotuj następujące dokumenty:

• akt fundacyjny (akt notarialny),
• statut fundacji,
• oświadczenie o wskazaniu właściwego ministra nadzoru (jeśli nie ujęto tego w akcie),
• uchwały o wyborze władz (zarządu i ewentualnie organu kontroli),
• oświadczenia członków zarządu o zgodzie na funkcję oraz adresach do doręczeń.

Dokumenty składa się w oryginałach albo jako notarialnie poświadczone kopie. Wniosek papierowy wymaga 3 egzemplarzy statutu; przy wniosku elektronicznym dokumenty podpisuje się elektronicznie lub załącza skany i dosyła oryginały w ciągu 3 dni.

Formularze rejestracyjne

Wypełnij właściwe formularze zgodnie z zakresem zgłoszenia:

• KRS-W20 – zgłoszenie fundacji;
• KRS-WK – zgłoszenie składu organów;
• KRS-WM – zakres działalności gospodarczej (jeśli planowana).

Formularze podpisują osoby uprawnione do reprezentacji (zwykle wszyscy członkowie zarządu). Błędy formalne powodują zwrot wniosku.

Opłaty rejestracyjne

Fundacja bez działalności gospodarczej: 250 zł. Przy jednoczesnej rejestracji w rejestrze fundacji i stowarzyszeń oraz w rejestrze przedsiębiorców – 600 zł (obejmuje wpis do KRS, rejestr przedsiębiorców i ogłoszenie w MSiG).

Czas rejestracji

Ustawa przewiduje 7 dni na rozpoznanie wniosku, ale w praktyce trwa to średnio 1–1,5 miesiąca. Wezwanie do uzupełnienia braków trzeba zrealizować w terminie 7 dni.

Obowiązki formalne po rejestracji w KRS

Po wpisie do KRS trzeba dopełnić dodatkowych formalności. Poniżej szybka lista kroków do wykonania w pierwszej kolejności:

1. Uzyskaj numer REGON (formularz RG-1) i przekaż go do KRS.
2. Uzyskaj numer NIP (formularz NIP-2) i przekaż go do KRS.
3. Załóż odrębne konto bankowe fundacji.
4. Zgłoś fundację do CRBR w terminie 14 dni od rejestracji.

Uzyskanie numerów REGON i NIP

Wniosek RG-1 składa się do urzędu statystycznego właściwego dla siedziby; REGON nadawany jest zwykle w ciągu 7 dni, po czym informujesz KRS (bez opłat).

Następnie składasz NIP-2 do urzędu skarbowego właściwego dla siedziby (załącz REGON, odpis z KRS, dokument do lokalu). NIP nadawany jest zwykle w ciągu 2–3 tygodni – po nadaniu zgłaszasz go do KRS (bez opłat).

Założenie konta bankowego

Fundacja powinna posiadać odrębny rachunek. Konto bankowe zwiększa przejrzystość finansową i ułatwia przyjmowanie darowizn. Bank wymaga odpisu z KRS, NIP oraz dokumentów osób uprawnionych do reprezentacji.

Zgłoszenie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR)

Zgłoszenia dokonujesz w ciągu 14 dni od rejestracji w KRS. W fundacjach beneficjentem rzeczywistym jest osoba ostatecznie kontrolująca podmiot (np. wskazani w statucie beneficjenci). Zgłoszenia dokonuje się online; wymagany jest NIP.

Zarządzanie fundacją po rejestracji – obowiązki bieżące i sprawozdawcze

Fundacja musi prowadzić dokumentację, sporządzać sprawozdania i terminowo zgłaszać zmiany do właściwych organów.

Sprawozdanie z działalności fundacji

Co roku sporządzasz sprawozdanie z działalności i składasz je ministrowi właściwemu dla celów statutowych fundacji. Pierwsze sprawozdanie – do końca roku następującego po roku rejestracji. Sporządzasz je elektronicznie i podpisujesz kwalifikowanym podpisem, zaufanym lub osobistym.

Sprawozdania finansowe i obowiązki podatkowe

Każda fundacja prowadzi rachunkowość i sporządza roczne sprawozdanie finansowe. Sporządzenie następuje do końca trzeciego miesiąca od dnia bilansowego (zwykle do 31 marca), a zatwierdzenie – w ciągu 6 miesięcy. Odpowiada za to zarząd.

Dla szybkiej orientacji w terminach i formie realizacji obowiązków sprawozdawczych zobacz poniższe zestawienie:

Obowiązek	Termin	Forma / uwagi
Sprawozdanie z działalności	do końca roku następującego po roku rejestracji	forma elektroniczna; podpis kwalifikowany, zaufany lub osobisty; do ministra właściwego
Sprawozdanie finansowe – sporządzenie	do końca 3. miesiąca od dnia bilansowego (zwykle 31 marca)	e-sprawozdanie finansowe; podpis elektroniczny osób uprawnionych
Sprawozdanie finansowe – zatwierdzenie	w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego	uchwała organu wskazanego w statucie; odpowiedzialność po stronie zarządu

Zmiany w fundacji po jej rejestracji

Fundacja może zmieniać statut, siedzibę, skład zarządu i powoływać nowe organy. Każdą zmianę podlegającą wpisowi do KRS zgłasza się w ciągu 7 dni od jej zaistnienia.

Zmiany statutu wprowadza się zgodnie z procedurą ze statutu (często przez zarząd, czasem za zgodą rady). Zmiany zgłasza się na formularzu KRS-Z20 wraz z kompletem dokumentów potwierdzających. Zmiana celów z aktu założycielskiego jest trudna i z reguły wymaga decyzji sądu rejestrowego.

Finansowanie fundacji – darowizny, dotacje i inne źródła przychodów

Źródła finansowania mogą być zróżnicowane. Najczęstsze to:

• darowizny osób fizycznych i prawnych,
• dotacje publiczne i granty,
• przychody z działalności gospodarczej,
• zwroty i przychody z inwestowania majątku.

Darowizny i zasady podatkowe

Darowizny pieniężne dokumentuje się dowodem wpłaty na rachunek fundacji; przy rzeczach lub usługach sporządza się dokument potwierdzający darowiznę oraz dokumenty kosztowe.

Osoby fizyczne mogą odliczyć darowizny do 6% dochodu, a przedsiębiorcy do 10% dochodu – gdy obdarowanym jest organizacja ze statusem OPP, a środki przeznaczono na cele statutowe. Darowizny na cele statutowe OPP co do zasady nie podlegają opodatkowaniu CIT po stronie fundacji.

Status organizacji pożytku publicznego (OPP)

OPP można uzyskać po co najmniej 2 latach nieprzerwanej działalności pożytku publicznego. Wymaga to działania na rzecz ogółu lub określonej grupy w trudnej sytuacji.

Kluczowe warunki, które trzeba spełnić, obejmują:

• przeznaczanie całego dochodu na działalność pożytku publicznego,
• posiadanie niezależnego, kolegialnego organu kontroli,
• spełnienie wymogów transparentności i unikania konfliktu interesów.

Status OPP daje liczne korzyści: preferencje podatkowe i łatwiejszy dostęp do dotacji.

Specjalne rozważania – fundacja jednoosobowa i zatrudnianie pracowników

Fundacja jednoosobowa

Ustawa dopuszcza fundację, w której jedynym członkiem zarządu jest fundator. To rozwiązanie daje pełną kontrolę, ale bywa kwestionowane przez sądy rejestrowe z uwagi na ryzyko uzależnienia działalności od jednej osoby.

Statut musi jednoznacznie wskazać tę funkcję oraz zawierać zgodę fundatora na jej pełnienie. Praktyka sądów jest niejednolita – część rejestruje takie fundacje bez zastrzeżeń, inne żądają zmian.

Zatrudnianie pracowników w fundacji

Ustawa nie reguluje szczegółów zatrudnienia – decyduje statut i praktyka. Najczęstsze modele to:

• praca społeczna (bez wynagrodzeń),
• zatrudnianie specjalistów do projektów przy społecznym zarządzie,
• wynagradzanie wszystkich osób, w tym członków zarządu.

Wynagrodzenia członków zarządu są dopuszczalne, jeśli przewiduje je statut, a zasady wynagradzania powinny być uzasadnione i przejrzyste.

Potencjalne wyzwania i błędy do uniknięcia

Warto zawczasu przeciwdziałać najczęstszym problemom:

• nieprecyzyjne cele, luki lub sprzeczności w statucie,
• niewystarczający fundusz na start i pierwsze koszty,
• braki formalne we wniosku (załączniki, podpisy, adresy do doręczeń),
• nieprawidłowo sporządzony akt fundacyjny,
• opóźnienia w KRS i brak reakcji na wezwania w terminie 7 dni,
• brak konta bankowego i niepełne zgłoszenie do CRBR.

Każdy z tych błędów może skutkować sankcjami administracyjnymi lub paraliżem działań fundacji.

Perspektywy zagranicznego rozszerzania działalności fundacji

Fundacje mogą działać międzynarodowo, jednak to wymaga analizy dodatkowych obowiązków prawno-podatkowych. Planując aktywność za granicą, zważ na regulacje CFC (Controlled Foreign Companies) oraz tzw. exit tax.

Niedawne zmiany dotyczące fundacji rodzinnych zwiększają obowiązki w raportowaniu zagranicznych jednostek kontrolowanych, co może pośrednio wpływać na praktykę fundacji klasycznych.

Uwagi na temat fundacji rodzinnych

Fundacja rodzinna służy zarządzaniu majątkiem i sukcesji. Minimalny fundusz to 100 000 zł, obowiązuje odrębny rejestr i specyficzne zasady podatkowe.

Jeśli Twoim celem jest sukcesja i ochrona majątku, rozważ fundację rodzinną; gdy priorytetem są działania społeczne lub charytatywne – właściwsza będzie fundacja klasyczna.