Przygotowanie się do rozpoczęcia nowej pracy wymaga zebrania i uporządkowania szeregu dokumentów po stronie pracownika i pracodawcy. Kompletna, zgodna z prawem dokumentacja przed pierwszym dniem pracy chroni firmę przed karami finansowymi w wysokości od 1 000 do 30 000 zł i pozwala pracownikowi zacząć obowiązki bez opóźnień.
Dokumenty, które pracownik powinien zabrać na pierwszy dzień pracy
Aby formalności przebiegły sprawnie, przygotuj i zabierz następujące dokumenty oraz dane:
- dowód osobisty – podstawowy dokument tożsamości niezbędny do weryfikacji danych i finalizacji zatrudnienia;
- paszport i zezwolenie na pracę – w przypadku cudzoziemców; w wielu sytuacjach wystarczy aplikacja mObywatel i mDowód do potwierdzenia tożsamości;
- kopia podpisanej umowy o pracę – jeśli otrzymałeś ją wcześniej, wraz z ewentualnymi załącznikami (regulamin pracy, polityki firmy);
- dane rachunku bankowego – numer konta do wypłaty wynagrodzenia, czasem wymagany na dedykowanym formularzu;
- dyplomy, certyfikaty i zaświadczenia – potwierdzające kwalifikacje zadeklarowane w rekrutacji;
- zdjęcie do identyfikatora – jeśli pracodawca tego wymaga (warto potwierdzić z działem HR).
Dobrze zorganizowany komplet dokumentów w teczce lub folderze przyspiesza formalności i redukuje stres pierwszego dnia.
Dokumenty wymagane przed podpisaniem umowy o pracę
Na etapie przedumownym pracodawca może zgodnie z przepisami poprosić o następujące dokumenty:
- kwestionariusz osobowy – do weryfikacji danych (m.in. imię i nazwisko, data urodzenia, adres, numer PESEL);
- skierowanie na wstępne badania lekarskie – wystawione przez pracodawcę wraz ze wskazaniem placówki medycyny pracy;
- orzeczenie lekarskie – potwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku (warunek dopuszczenia do pracy);
- dyplomy i świadectwa – w zakresie niezbędnym do potwierdzenia wykształcenia i kwalifikacji na dane stanowisko;
- świadectwa pracy – tylko te potwierdzające okresy wymagane na stanowisku (od 1.01.2019 r.), pozostałe – dobrowolnie.
Dokumentacja medyczna i badania lekarskie
Zgodnie z art. 229 Kodeksu pracy pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Koszt badań ponosi pracodawca.
Skierowanie na badania wystawia pracodawca i wskazuje placówkę oraz termin. Po badaniach pracownik przekazuje egzemplarz zaświadczenia lekarskiego pracodawcy.
Skierowanie powinno zawierać szczegółowe informacje, w tym:
- stanowisko pracy,
- opis warunków pracy,
- wykaz czynników niebezpiecznych lub szkodliwych,
- wielkość narażenia na czynniki,
- aktualne wyniki pomiarów środowiska pracy.
Po upływie ważności badań wstępnych wymagane są badania okresowe; przy równoległym zatrudnieniu u innego pracodawcy można okazać aktualne orzeczenie wraz ze skierowaniem będącym podstawą jego wydania.
Dokumenty związane z podatkami i ubezpieczeniami
PIT-2 to oświadczenie dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy, umożliwiające stosowanie kwoty zmniejszającej podatek. Mogą go składać: pracownicy, zleceniobiorcy, wykonawcy dzieła oraz członkowie zarządu.
Najważniejsze elementy formularza PIT-2 to:
- numer PESEL lub NIP oraz dane osobowe,
- wskazanie płatnika (pełna nazwa pracodawcy),
- informacja o rodzaju zatrudnienia,
- ewentualny podział kwoty zmniejszającej między kilku płatników.
Złożenie PIT-2 jest dobrowolne i możliwe w dowolnym momencie roku; w razie braku oświadczenia zaliczki są pobierane na zasadach ogólnych. Dodatkowo pracownik składa wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS (jeśli dotyczy) oraz przekazuje numer rachunku bankowego do wypłaty wynagrodzeń.
Dokumenty regulacyjne i zapoznawcze
Przed dopuszczeniem do pracy pracownik musi zostać zapoznany z kluczowymi regulacjami i potwierdzić to podpisem:
- regulamin pracy – obowiązuje u pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników; określa m.in. organizację i porządek pracy;
- przepisy BHP – potwierdzenie zapoznania z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy;
- ocena ryzyka zawodowego – oświadczenie o poinformowaniu o zagrożeniach i środkach ochrony;
- równe traktowanie w zatrudnieniu – informacja przeciwdziałająca dyskryminacji wraz z potwierdzeniem zapoznania;
- uprawnienia rodzicielskie – oświadczenie dotyczące co najmniej jednego dziecka do 14. roku życia (umieszczane w aktach – część B).
Dokumentacja zakresu obowiązków i warunków pracy
Zakres obowiązków powinien jasno określać zadania, odpowiedzialności, dział i stanowisko oraz odnosić się do umowy o pracę. Informację o warunkach zatrudnienia pracodawca przekazuje papierowo lub elektronicznie.
Od 26 kwietnia 2023 r. obowiązuje rozszerzona informacja o warunkach zatrudnienia. Najpóźniej w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy pracownik otrzymuje m.in. dane o wymiarze czasu pracy, wynagrodzeniu, urlopie i sposobie rozliczania czasu pracy, a w ciągu 30 dni – informację o instytucji zabezpieczenia społecznego właściwej dla składek.
Dokumentacja bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP)
Przed dopuszczeniem do pracy pracodawca zapewnia obowiązkowe szkolenia i potwierdzenia:
- szkolenie wstępne BHP – instruktaż ogólny i stanowiskowy (z wyjątkami przy ciągłości zatrudnienia na tym samym stanowisku u tego samego pracodawcy),
- zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP – dowód dopełnienia obowiązków, weryfikowany podczas kontroli,
- oświadczenie o zapoznaniu z oceną ryzyka zawodowego – potwierdzenie przekazania informacji o zagrożeniach i zasadach ochrony.
Ważność szkoleń zależy od stanowiska: dla administracyjno-biurowych zwykle 6 lat, dla stanowisk robotniczych 1–3 lata.
Dokumenty przetwarzania danych osobowych i komunikacji
Zakres RODO i komunikacji elektronicznej obejmuje następujące elementy:
- klauzula informacyjna RODO – wskazuje cele, podstawy i zakres przetwarzania danych pracowniczych;
- zgoda na przetwarzanie wizerunku – jeśli pracodawca planuje wykorzystanie wizerunku (np. identyfikatory, strona www);
- monitoring wizyjny – informacja o celu, zakresie i zasadach stosowania; zapisy wideo to dane osobowe;
- oświadczenie o komunikacji elektronicznej – zgoda na przekazywanie informacji e-mailem lub w systemie kadrowym (z możliwością pobrania i wydruku).
Dokumenty pracowniczych planów kapitałowych (PPK)
W zakresie PPK pracodawca informuje o zasadach programu i realizuje wymagane umowy oraz oświadczenia:
- umowa o zarządzanie PPK – zawierana przez pracodawcę z instytucją finansową;
- umowa o prowadzenie PPK – w imieniu pracownika, po 14 dniach zatrudnienia, nie później niż do 10. dnia miesiąca po upływie 3 miesięcy zatrudnienia;
- oświadczenie o zawartych umowach o prowadzenie PPK – od pracownika, jeśli wcześniej uczestniczył w PPK; umożliwia transfer środków;
- deklaracja rezygnacji z wpłat – dobrowolna, składana na wniosek pracownika.
Struktura i organizacja akt osobowych
Akta osobowe zakłada się indywidualnie dla każdego pracownika i przechowuje przez okres zatrudnienia oraz 10 lat po jego zakończeniu. Składają się one z części A–E, które warto uporządkować chronologicznie i tematycznie:
- część A – dokumenty kandydata: oświadczenia i dokumenty dot. danych osobowych, skierowania i orzeczenia z badań wstępnych/okresowych/kontrolnych, kwestionariusz osobowy;
- część B – nawiązanie stosunku pracy i przebieg zatrudnienia: umowa o pracę, informacja o warunkach zatrudnienia, oświadczenia o uprawnieniach rodzicielskich, potwierdzenia zapoznania z regulaminem i BHP, aneksy, porozumienia, badania okresowe;
- część C – ustanie zatrudnienia: oświadczenia o rozwiązaniu umowy, dokumenty dot. ekwiwalentu za urlop, kopia świadectwa pracy;
- część D – odpowiedzialność porządkowa: dokumenty dot. kar porządkowych i ich uchylenia;
- część E – monitorowanie i kontrola trzeźwości: dokumenty związane z badaniami zgodnymi z przepisami.
Postać elektroniczna i papierowa dokumentacji
Dokumentację można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej, przy zachowaniu spójności i bezpieczeństwa danych. Dobre praktyki obejmują:
- digitalizację umów papierowych – skan, podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczna i włączenie do e-akt;
- możliwość zmiany postaci akt – w dowolnym momencie, z zachowaniem integralności dokumentów;
- dołączanie wydruków – przy aktach papierowych dołącza się wydruki dokumentów złożonych elektronicznie, potwierdzone podpisem;
- bezpieczne przechowywanie – zapewniające poufność, integralność, kompletność i dostępność przez okres zatrudnienia i 10 lat po jego zakończeniu.
Harmonogram i procedury wdrożenia
Skierowanie na badania wydaje pracodawca przed dopuszczeniem do pracy, a umowę o pracę należy zawrzeć najpóźniej w pierwszym dniu. Szkolenie wstępne BHP i przekazanie informacji o warunkach zatrudnienia realizuje się na starcie zatrudnienia.
Poniżej zebrano kluczowe terminy i obowiązki po stronie pracodawcy i pracownika:
| Czynność | Termin | Kto | Uwagi |
|---|---|---|---|
| Wydanie skierowania na badania wstępne | Przed dopuszczeniem do pracy | Pracodawca | Koszt badań ponosi pracodawca |
| Badania wstępne i orzeczenie lekarskie | Przed pierwszym dniem pracy | Pracownik | Bez aktualnego orzeczenia nie można dopuścić do pracy |
| Zawarcie umowy o pracę | Najpóźniej 1. dzień pracy | Pracodawca i pracownik | Określenie istotnych warunków zatrudnienia |
| Informacja o warunkach zatrudnienia | Do 7 dni od dopuszczenia do pracy | Pracodawca | Zakres rozszerzony od 26.04.2023 r. |
| Zgłoszenie do ZUS (ZUS ZUA) | Do 7 dni od podjęcia pracy | Pracodawca | Składki: emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, zdrowotne, FP, FGŚP |
| Informacja o instytucji zabezpieczenia społecznego | Do 30 dni | Pracodawca | Wskazanie właściwej instytucji dla składek |
| PPK – umowa o prowadzenie | Po 14 dniach zatrudnienia; najpóźniej do 10. dnia miesiąca po 3 m-cach | Pracodawca | Po wyborze instytucji i umowie o zarządzanie |
| PPK – oświadczenie o poprzednich umowach | 7 dni po upływie 10. dnia miesiąca po 90 dniach zatrudnienia | Pracownik | Umożliwia transfer środków na jeden rachunek |
Najlepsze praktyki przygotowania do zatrudnienia
Aby start przebiegł bez zakłóceń, warto zastosować poniższe rekomendacje:
- kontakt z działem HR – potwierdź wymagane dokumenty i terminy, ustal formę przekazania (papier/elektronicznie);
- komplet dokumentów z wyprzedzeniem – przygotuj oryginały i kopie dyplomów, certyfikatów, danych do płac co najmniej kilka dni wcześniej;
- porządek i dostępność – spakuj dokumenty w teczkę/folder, zapewnij szybki dostęp w razie potrzeby;
- jasna komunikacja – po stronie pracodawcy: pełny pakiet startowy (umowa, PIT-2, BHP, regulamin, RODO), po stronie kandydata: bieżąca informacja o statusie dokumentów.
Dobra organizacja po obu stronach, przejrzysta komunikacja i przestrzeganie przepisów to najszybsza droga do legalnego i bezpiecznego rozpoczęcia współpracy.