Faktura to kluczowy dokument w działalności gospodarczej — potwierdza sprzedaż, umożliwia prawidłowe rozliczenie podatku VAT i chroni przedsiębiorcę przed konsekwencjami prawnymi. Aby działać zgodnie z przepisami, warto znać rodzaje faktur, terminy ich wystawiania oraz obowiązkowe elementy każdego dokumentu.
Podstawowe koncepcje i obowiązki wystawiania faktur
Fakturę wystawia przede wszystkim czynny podatnik VAT, dokumentując sprzedaż towarów i usług. Co do zasady dotyczy to sprzedaży na rzecz innych podatników VAT oraz osób prawnych niebędących podatnikami.
Poniżej przedstawiamy najważniejsze zasady dotyczące obowiązku wystawiania faktur:
- sprzedaż B2B – czynny podatnik VAT ma obowiązek wystawić fakturę dla innego podatnika VAT,
- sprzedaż dla konsumenta – faktura wyłącznie na żądanie złożone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca dostawy/usługi,
- podatnik zwolniony z VAT – może wystawić fakturę dobrowolnie, a na żądanie konsumenta ma obowiązek to zrobić w ww. terminie,
- forma dokumentu – faktura może być papierowa lub elektroniczna, o ile zapewniono autentyczność, integralność i czytelność.
Terminy wystawiania faktur
Terminy mają kluczowe znaczenie dla rozliczeń VAT. Oto najważniejsze reguły i wyjątki:
- zasada ogólna – do 15. dnia miesiąca po dostawie towaru/wykonaniu usługi,
- wcześniejsze wystawienie – do 60 dni przed dostawą/usługą/otrzymaniem zapłaty,
- na żądanie po upływie miesiąca sprzedaży – do 15 dni od dnia zgłoszenia żądania,
- branżowe terminy szczególne – usługi budowlane: 30 dni, książki drukowane: 60 dni, usługi drukowania książek: 90 dni.
Najczęściej stosowane podstawowe rodzaje faktur
Faktura VAT (faktura sprzedaży)
To podstawowy dokument sprzedaży pomiędzy podatnikami VAT — obowiązkowy niezależnie od wartości i rodzaju świadczenia.
Najważniejsze obowiązkowe elementy faktury VAT obejmują:
- datę wystawienia i kolejny numer identyfikujący fakturę,
- nazwy (imiona i nazwiska) oraz adresy sprzedawcy i nabywcy,
- numery identyfikacyjne (w szczególności NIP),
- datę dostawy/usługi, jeśli różni się od daty wystawienia,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
- miarę i ilość towarów lub zakres usług,
- cenę jednostkową netto i ewentualne rabaty,
- wartość sprzedaży netto, stawkę VAT i kwotę VAT,
- suma do zapłaty: wartość netto i kwotę należności ogółem (brutto).
Faktura może być papierowa lub elektroniczna — ważne, aby zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentu.
Faktura uproszczona
Można ją wystawić, gdy kwota należności nie przekracza 450 zł lub 100 euro (z pewnymi wyłączeniami branżowymi i transakcyjnymi). Paragon z NIP nabywcy może pełnić funkcję faktury uproszczonej.
Minimalny zakres danych na fakturze uproszczonej obejmuje:
- datę i numer dokumentu oraz ewentualnie datę dostawy/usługi,
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- nazwę towaru/usługi i kwoty rabatów (jeśli nie ujęto ich w cenie jednostkowej),
- kwotę należności ogółem.
Faktura pro forma
Nie jest dokumentem księgowym i nie wywołuje skutków podatkowych. Służy do ofertowania, negocjacji lub wezwania do płatności przed realizacją świadczenia. Musi być jednoznacznie oznaczona jako „FAKTURA PRO FORMA”.
W praktyce warto, aby pro forma odzwierciedlała planowane elementy faktury właściwej (kontrahenci, opis świadczenia, ceny netto, stawki VAT, suma brutto). Nie wystawia się pro formy po otrzymaniu zapłaty — wtedy obowiązuje faktura zaliczkowa lub końcowa.
Faktury związane z procesem rozliczenia płatności
Faktura zaliczkowa
Dokumentuje otrzymane przedpłaty, zaliczki i zadatki. Może być wystawiona do 60 dni przed otrzymaniem płatności, ale sama faktura bez wpływu środków nie wywołuje skutków podatkowych.
Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zaliczki (lub wykonania świadczenia), a nie z datą wystawienia faktury zaliczkowej.
Zakres dodatkowych informacji, które powinna zawierać faktura zaliczkowa:
- datę otrzymania zaliczki (jeżeli różni się od daty wystawienia),
- szczegóły zamówienia (nazwa towaru/usługi, ilość, ceny, wartości netto, stawki i kwoty VAT),
- wartość zamówienia brutto oraz warunki dopłaty/rozliczenia pozostałej kwoty.
Przykładowy wzór obliczenia VAT od zaliczki:
kwota podatku = (wartość otrzymanej zaliczki × stawka podatku) / (100 + stawka podatku)
Faktura końcowa
Wskazuje pozostałą do zapłaty kwotę oraz prezentuje rozliczenie zaliczek. Gdy zaliczki pokryły 100% wartości zamówienia, faktury końcowej nie wystawia się.
Kluczowe elementy faktury końcowej to:
- suma wartości sprzedaży netto i brutto,
- kwota pozostała do zapłaty,
- wykaz numerów faktur zaliczkowych.
Faktury korygujące i noty korygujące
Faktura korygująca
Wystawia ją sprzedawca, aby poprawić błędy lub odzwierciedlić zdarzenia wpływające na rozliczenie (art. 106j ust. 1 ustawy o VAT).
Najczęstsze przyczyny wystawienia korekty:
- zdarzenia zmniejszające podstawę opodatkowania (zwroty, rabaty, zwrot części/całości zapłaty),
- zdarzenia zwiększające podstawę opodatkowania (podwyższenie ceny),
- inne pomyłki (stawka VAT, cena, kwota podatku, dane formalne).
Obowiązkowe elementy faktury korygującej:
- tytuł „Korekta” lub „Faktura korygująca” i data wystawienia,
- dane faktury korygowanej (data, numer, strony transakcji, data dostawy/usługi/otrzymania zapłaty),
- przyczyna korekty oraz kwoty korekty podstawy opodatkowania i VAT (jeśli ulegają zmianie).
Jeżeli korekta wynika z późniejszych zdarzeń (np. zwrot, opust), ujmuje się ją na bieżąco; jeśli wynika z błędu pierwotnego — co do zasady odnosi się do okresu faktury pierwotnej, przy posiadaniu dokumentacji warunków korekty.
Nota korygująca
Wystawia ją wyłącznie nabywca i służy ona poprawie błędów formalnych (np. NIP, adres, daty, nazwy). Wymaga akceptacji wystawcy faktury (także elektronicznie).
Przykłady błędów, które można poprawić notą korygującą:
- nieprawidłowy numer NIP,
- nazwa lub adres stron,
- daty wystawienia/sprzedaży/wykonania usługi,
- termin płatności lub oznaczenia towaru/usługi.
Nota korygująca nie może zastąpić faktury korygującej w przypadku błędów dotyczących pozycji towarowo-usługowych, takich jak:
- cena, ilość, miara,
- stawka VAT lub wartość towaru/usługi,
- zmiana podmiotu transakcji.
Specjalne rodzaje faktur w systemie VAT
Faktura VAT marża
VAT płacony jest od marży (różnicy między ceną sprzedaży a ceną nabycia), a nie od całej wartości transakcji. Stosowana m.in. w następujących obszarach:
- sprzedaż towarów używanych,
- usługi turystyczne,
- przedmioty kolekcjonerskie,
- antyki,
- dzieła sztuki.
Faktura VAT RR
Wystawia ją nabywca produktów rolnych od rolnika ryczałtowego. Dokument zawiera m.in. numer i datę, opis i ilość towarów, ceny jednostkowe, wartości bez zwrotu ryczałtowego, stawkę i kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku, wartość całkowitą, kwotę należności, podpisy oraz oświadczenie dostawcy. Stawka zryczałtowanego zwrotu: 7%.
Faktura eksportowa
Eksport towarów poza UE może korzystać ze stawki 0% VAT pod warunkiem posiadania potwierdzenia wywozu (komunikat IE-599) przed terminem złożenia deklaracji. Przy fakturach w walucie obcej przeliczeń dokonuje się po kursie NBP z dnia poprzedzającego wystawienie.
Zakres danych na fakturze dla kontrahenta zagranicznego obejmuje:
- dane stron z numerami identyfikacyjnymi i krajami,
- datę i numer dokumentu,
- opis towaru/usługi, wartości netto i brutto,
- informację o stawce VAT lub jej braku oraz podstawę prawną.
Mechanizm podzielonej płatności (MPP) i odwrotne obciążenie
Poniżej zestawiamy najważniejsze różnice między MPP a odwrotnym obciążeniem:
| Mechanizm | Kiedy obowiązkowy | Co musi zawierać faktura | Kto rozlicza VAT | Wartość progowa |
|---|---|---|---|---|
| Mechanizm podzielonej płatności (MPP) | gdy transakcja z załącznika nr 15 ustawy o VAT i kwota brutto > 15 000 zł | adnotację „mechanizm podzielonej płatności” | sprzedawca wykazuje VAT; płatność dzielona przez bank | tak (15 000 zł) |
| Odwrotne obciążenie | sprzedaż na rzecz czynnych podatników VAT w przypadkach przewidzianych przepisami | brak stawki i kwoty VAT; wykazuje się wartość netto | nabywca rozlicza VAT | nie dotyczy (wg zakresu przepisów) |
Samofakturowanie i refakturowanie
Samofakturowanie
To procedura, w której nabywca wystawia fakturę w imieniu dostawcy na podstawie umowy i ustalonej procedury akceptacji.
- wymagana jest pisemna umowa o samofakturowanie i procedura zatwierdzania,
- na dokumencie musi widnieć oznaczenie „samofakturowanie”,
- terminy wystawiania jak na zasadach ogólnych (do 15. dnia następnego miesiąca),
- sprzedawca ujmuje dokument w ewidencji sprzedaży VAT, nabywca w ewidencji zakupu,
- co najmniej dwa egzemplarze: dla sprzedawcy i nabywcy.
Refakturowanie
Odsprzedaż kosztów faktycznemu odbiorcy świadczenia (działanie we własnym imieniu na rzecz osoby trzeciej — art. 8 ust. 2a ustawy o VAT).
- refaktura odzwierciedla pierwotny dokument — bez marży, prowizji czy narzutów,
- stosuje się tę samą datę sprzedaży co na fakturze pierwotnej,
- cel: przeniesienie kosztów na faktycznego odbiorcę usługi/towaru.
Obowiązkowe elementy faktury
Każda faktura (art. 106e ust. 1 ustawy o VAT) powinna zawierać co najmniej:
- datę wystawienia i unikalny numer,
- dane sprzedawcy i nabywcy (nazwy, adresy, numery identyfikacyjne),
- datę dostawy/usługi, jeśli różni się od daty wystawienia,
- nazwę towaru/usługi, miarę i ilość lub zakres usług,
- cenę jednostkową netto, rabaty/upusty,
- wartość netto, stawkę VAT, kwotę VAT,
- kwotę należności ogółem.
Dodatkowe adnotacje wymagane w określonych przypadkach:
- „metoda kasowa” — przy rozliczaniu VAT metodą kasową,
- „mechanizm podzielonej płatności” — dla transakcji objętych MPP,
- „odwrotne obciążenie” — gdy VAT rozlicza nabywca.
Moment powstania obowiązku podatkowego a data faktury
Co do zasady obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi (art. 19a ust. 1). O ujęciu faktury decyduje data sprzedaży, a nie data wystawienia (istotne dla pliku JPK_V7).
Dla niektórych czynności (np. wybrane usługi, WDT) moment powstania obowiązku może być związany z wystawieniem faktury lub graniczną datą 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży.
Faktury elektroniczne i system KSeF
Faktury mogą mieć formę papierową i elektroniczną, o ile zapewniono autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. E-faktury można zabezpieczyć kwalifikowanym podpisem, EDI lub wystawiać i przechowywać w KSeF.
Harmonogram obowiązkowego KSeF prezentuje się następująco:
| Podmiot | Obowiązek korzystania z KSeF od | Kryterium |
|---|---|---|
| Duzi podatnicy | 1 lutego 2026 r. | wartość sprzedaży (z VAT) > 200 mln zł w 2024 r. |
| Pozostali podatnicy VAT (czynni i zwolnieni) | 1 kwietnia 2026 r. | bez względu na wielkość przychodów |
Przechowywanie faktur
Przedsiębiorca ma obowiązek archiwizować faktury przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
- obowiązek dotyczy faktur papierowych i elektronicznych,
- dokumenty muszą być dostępne, czytelne i integralne przez cały okres przechowywania,
- dopuszczalne jest przechowywanie e-faktur poza granicami kraju przy zapewnieniu organom dostępu on-line,
- możliwe jest przechowywanie skanów zamiast papieru i odwrotnie (przy zachowaniu prawa do odliczenia VAT i wymogów technicznych),
- papiery należy zabezpieczyć przed zniszczeniem, kradzieżą i dostępem osób nieuprawnionych.
Konsekwencje nieprawidłowego wystawiania faktur
Kodeks karny skarbowy przewiduje dotkliwe sankcje za niewystawienie, wadliwe lub nierzetelne wystawienie faktury, a także za brak jej przechowywania.
- niewystawienie/wadliwe wystawienie/odmowa wydania — grzywna do 180 stawek dziennych,
- wystawienie/posłużenie się fakturą nierzetelną — grzywna do 720 stawek dziennych lub pozbawienie wolności nie krócej niż rok, albo obie kary łącznie,
- nieprzechowywanie faktur lub sprzedaż z pominięciem kasy — sankcje wykroczeniowe lub przestępstwa skarbowe.
W związku z KSeF organy mogą nałożyć dodatkowe kary pieniężne:
- do 100% VAT wykazanego na fakturze — m.in. za niewystawienie faktury w KSeF mimo obowiązku lub za nieprzesłanie jej w terminie,
- do 18,7% kwoty należności ogółem — gdy na fakturze nie wykazano VAT.
Specjalne sytuacje fakturowe
Duplikat faktury
Wystawia się go w razie zagubienia, kradzieży lub zniszczenia oryginału. Sprzedawca ma obowiązek wystawić duplikat na żądanie nabywcy.
- odtwórz dane z faktury pierwotnej,
- oznacz dokument słowem „duplikat”,
- wprowadź aktualną datę wystawienia,
- wydaj nabywcy i zachowaj kopię w dokumentacji.
Duplikat ma taką samą moc prawną jak oryginał.
Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności
Co do zasady sprzedaż dla konsumenta dokumentuje paragon, ale na żądanie należy wystawić fakturę.
- żądanie złożone do końca miesiąca sprzedaży — faktura do 15. dnia następnego miesiąca,
- żądanie po upływie miesiąca sprzedaży — faktura w ciągu 15 dni od zgłoszenia,
- paragon z NIP (do 450 zł) może pełnić rolę faktury uproszczonej.
Faktury u podatników zwolnionych z VAT
Podatnik zwolniony nie musi co do zasady wystawiać faktur, ale na żądanie nabywcy ma obowiązek (w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży) udokumentować sprzedaż zwolnioną.
- faktura zawiera datę, numer, dane stron i adresy,
- nazwę towaru/usługi, miarę i ilość lub zakres usług,
- cenę jednostkową i kwotę należności ogółem,
- podstawę prawną zwolnienia (np. przepis ustawy lub rozporządzenia).